公司发文工作手册

公司发文工作手册

一、工作内容

公司发文是指各部门、子公司以集团名义制发的公文。

二、工作要求

（一）公司发文的审核要求

按照发文规范，进行审核，确保发文意思表述正确，内容完整。每隔一段时间，要对发文中存在的问题进行公示、通报，引起大家注意。

（二）该项工作的相关涉及人员：

集团各部门的发起人为各部门文件起草人，审核人为部门主任。（说明：控股企业不能以集团名义直接发文，需由资产管理部门或子公司进行发文。）

各子公司的发起人、审核人均为子公司负责人。

集团发文核稿及流转人员：总经部负责发文审核工作的文秘人员核稿、流转、编号、用印、存档，总经部主任负责审核。

会签部门及相关领导负责审核。

董事长或总经理负责签发。

文件室负责排版印刷。

三、集团行政公文种类主要有:

（一）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（二）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。

（三）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（四）通知

适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（六）通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（八）决定

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

说明：请示、报告是向上级单位发文的常用文种，平级或无隶属关系的单位之间的发文使用函。对下级单位发文使用通知、通报、决定、批复等文种。在正式发文中不存在“汇报”这种文种，“关于***的情况汇报”仅作为总经理办公会、经理办公会议题标题使用。

三、工作程序

（一）对发文内容的审核

1.是否符合国家的法律、法规及其他有关规定。

2.是否情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.是否与党政联席会议、总经理办公会议等会议议定事项一致。

4.在不违背文稿基本内容的前提下，可自行对文字表述进行修改。对不符合行文规定的，可回退行文部门重新办理。

（二）对发文格式的审核

1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

4.发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

5.发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。下行文发文字号在发文机关标志下空2行位置，用3号仿宋字居中排布；上行文发文字号居左空1字编排。

6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空2行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

7.标题。由发文单位名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。

批转或转发的文件，标题一般不加冠机关名称，在标题下面注明机关名称和年、月、日，并用圆括号括起来。

8.主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。标题下空1行，居左顶格用3号仿宋体字标注，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。

9.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋字体，编排于主送机关名称的下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中结构层次序数可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

11.发文单位署名。如需标注发文单位署名，应当使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关署名的顺序应与发文机关的排列顺序一致。单一单位行文时，不签署发文单位署名。

12.成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。成为日期一般右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

13.印章。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

14.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。公文如有附注，用3号仿宋体字居左空2字家圆括号编排在成文日期下一行。

15.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。在附件左上角第一行用3号黑体字顶格“附件”二字，两字之间空1字；有顺序号时标注顺序号，“附件”二字之间不空字。

16.抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称。

17.印发单位和印发日期。印发日期以公文付印的日期为准。印发单位统一使用“河南集团有限公司总经理工作部”

四、注意事项

（一）向上级单位行文，应当遵循以下规则

1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

2.下级单位的请示事项，如需以集团名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

4.除上级单位负责人直接交办事项外，不得以集团名义向上级单位负责人报送公文，不得以企业负责人名义向上级单位报送公文。

（二）向下级单位行文，应当遵循以下规则

1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

2.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。

3.向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。

（三） 文件签发

1.基本制度的印发文件，所有对外签署合同、协议的文件，须由董事长签发；涉及资产转让、大额出资、对外贷款、控股企业高管人员任免等应由董事会、党委会决策的事项由董事长签发。

2.总经理办公会议等集体研究通过的文件，发文时按上述原则直接签发，不再会签。行政管理部门需要注明具体会议时间、简要内容。对涉及公司权益等重要事项的文件，确需会签的，按照要求进行会签。

3.涉及到董事长、党委书记、总经理个人事项的文件，按照有关要求，不能由本人签发的，应由具有签发权限的其他领导签发。

4.如签发人因特殊原因无法签发，可以授权具有签发权限的其他领导签发。

（四）关于发文绿色通道机制

以不影响工作为原则，实施发文绿色通道机制，对于特别紧急重要的文件，经签发人同意，可先行印发，同时由主办部门完善发文流程，主办部门应于文件印发后3个工作日内发起网上审批流程，并在提起发文流程时直接填写文号。

五、公司发文的OA签批流程

（一）发起人在个人OA的常用流程/公司发文或公文管理/发文管理中进入发文页面。

（二）在发文稿纸上填写发文标题、摘要等主要内容。

（三）发起人打开流程中的正文，将文件内容粘贴在正文内，粘贴完成后点击发送，发文将自动提交至本单位负责人处进行审核。

（四）本单位负责人收到后在责任部门主任意见处填写明确意见，并根据工作需要写明需哪些部门会签，之后点提交，流程将自动提交至发起人。发起人根据负责人意见将完善后的文件修改后，选中需要会签的部门，提交会签部门。

（五）会签部门会签完成后，流程将回到发起人处，由发起人点提交，将自动流转至总经部文秘人员进行文件核稿。

（六）总经部文秘核稿完毕后，提交总经部主任审核，总经部主任审核后，回到总经部文秘人员，提交发起部门及会签部门的分管领导审核。上述领导均签署“同意”意见后，文秘人员提交签发人（总经理或董事长）审核。

（七）集团领导及签发人签批“同意”后，由总经部文秘人员在发文登记本上登记编号并提交文印室校对，排版后印发。

（八）需加盖电子印章的，由文件室套红头后，提交总经部文秘加盖电子公章；不需要加盖电子印章的，由发起人到文件室领取印好的文件，到总经部直接盖章，并交三份正式文件到总经部存档。

（九）点击“流程”可以查时当前文件流转状态。