物资管理管理建议书

临近年末收官决算，为确保完成全年工作任务、收入成本费用可靠计量，现对物资管理中长期存在问题及相关建议如下：

问题一：预付款清理不及时

现象：截止11月12日，SAP系统中仍有59条预付款需要清理（见附件清单），涉及收货、催票、调整利润中心、转固定资产。

建议：已经明确时间节点的，需按时间节点执行，财资部协同。尚未确定时间节点的，12月10日前完成预付款清理。如不能按期完成需提供适当理由。长效机制建设：完善预付款管理相关规定，明晰预付款存续的合理时间，将预付款清理作为月度常态化工作。

问题二：清理原材料暂估，催收发票，压降税费支出

现象：截止11月12日，已经收货未做发票预制的有5,979万。已经收货未做发票预制的有2,975万。

建议：截止11月12日系统上已经收货未入票的，在12月10日前完成发票预制并提交财务过账。经与供应商对账后收货的物料，在12月15日前完成发票预制并交财务过账。如不能按期完成需提供适当理由。长效机制建设：将原材料暂估清理作为月度常态化工作。

问题三：清理小额应付

现象：截止11月12日恒驰电气有7笔小额应付合计0.07元 ，5笔小额应付合计0.05元。详见清单

建议：物资部核实小额应付成因，如需财资部调整账务的，于11月20日前提供调账申请给财资部，转营业外收入。长效机制建设：将小额应付清理作为月度常态化工作。

问题四：加强离职人员交接管理，避免遗留问题。

现象：存在离职人员待完成工作（发票催收、采购订单未及时生成、催料、付款等）交接不完整，接交人员对相关事项不知情，且未关注，导致相关工作无人跟进，频繁造成历史遗留问题。

建议：离职时需交接待完成工作清单，需有主管及以上人员进行监交，重点交接未完成事项，避免出现长期未入账发票、遗失发票、遗留未入系统的采购订单等事项。接交人员提高站位，对移交的供应商的相关业务在系统里核实相关业务进展情况，严格规范执行人资离职人员管理流程。

问题五：采购申请未及时转换采购订单，采购订单上的时间不是实际需求时间。

现象：存在采购需求未及时生成采购订单，且采购订单上的交货时间不是实际需求时间，甚至早于订单创建时间，最终导致供应商未能及时供货从而影响我司项目履约。

建议：物资部内部合理分工，及时处理采购需求，根据项目计划要求明晰物料需求计划，保证采购订单的到货时间为实际项目需求时间，确保供应商在此时间前及时到料。（预投物料可按固定时间固定数量送货）

问题六：项目立项不规范，项目全过程管理及维护不及时。

现象：存在未经审批就在系统中设立提前启动合同；项目状态维护不及时，未及时技术性关闭项目，未及时关闭当年质保项目；已经投运的项目发生费用未在当年质保项目下建立子项目；

建议：提前启动合同立项需经审批，同时关注长期未转正的提前启动合同，转正的提前启动合同要及时清理，不得出现重复建项情况；及时在系统更新项目状态，符合条件的项目及时进行技术关闭，每年12月结账前关闭当年质保项目；已经投运的项目发生费用需在当年质保项目下建立子项目；

问题七：生产订单清理不及时。

现象：项目发货后生产订单尚有未清物料。

建议：项目经理在项目生产完毕后即开始检查未清物料，涉及采购订单及仓库收发货问题的需及时请相关人员处理，确保在项目收入确认前完成生产订单的清理，并进行生产订单技术关闭。

问题八：供应商对账工作不及时、不到位。

现象：存在仓库收货数量和供应商供货数量间的差异，存在我司账面应付金额与供应商应收金额的差异。

建议：定期与长期供应商开展对账工作，核对物料收货数量，未供数量，核对账面应付金额。非长期合作供应商或已不合作供应商对账工作由物资部根据具体情况，制定对账策略，一企一策。

问题九：账卡物一致问题。

现象：存在抽盘时帐卡物不一致现象，存在原材料（主要是直发现场物料）实际领用后未及时出入库现象，造成系统中实际成本不实。

建议：收发料工作需日清月结，在系统中据实反映退料、跨项目调拨等实际业务，减少线下台账数量。4701工厂盘盈盘亏物料需进行原因分析，提出解决措施，上会后进行处理。生产物资部内部完善直发现场物料出入库单据流转的流程，及时做好该部分物料的出入库。

上述九个方面的问题及建议，请相关部门深入思考产生问题的成因，以公司制度修订为契机，不断完善优化制度、流程，并组织本部门员工认真学习，强化执行，强化考核。上述问题不得再次重复发生，严肃整改。