如何快速写报告

如何在一天半内写好一份报告？

2010-08-26 23:18:37

许多职场人士在工作中需要写PPT格式的商业报告，如何快速有效的制作报告就成为一个实际的难题，虽然“好”是许多人希望达到的目标，但是仔细想来，其实“快”可能是最重要的目标，因为工作大都比较繁忙，思考报告的同时也常常被电话，会议等各种事情打断。但是，快并不容易，许多人都有一个类似的经历，往往很想好好写一份重要的报告，最后却不知不觉拖延下来，甚至错过deadline，这也是符合拖延症的心理规律的。（参考拖延心理学读书笔记）

所以，如何快速有效的写作报告，成为许多商业人士的愿望，我根据自己的实践，总结了一个一天半制作报告的办法，写出来和大家探讨。

我在如何在工作中提高自己的实际能力中，提到了逻辑力，善于运用逻辑力，是快速解决问题的关键。只有真正掌握了假设思考的人，才能算是有逻辑力的商业人士。下面说的这种方法，也是基于假设思考的。

目标：一天半写完一份20-30页左右的PPT报告，类型不限。

条件：

1. 了解报告的目标，应该已经很清楚报告目标，而不是一个漫无目标的“创新”，“增长”之类的。

2. 已经做过初步的信息收集（可能是几个小时的网络信息搜索，也可能是一些客户访谈，调研问卷结果，或者自己有一些相关的经验等等）。

3. 自己有一些PPT制作经验，了解报告的结构，善用PPT模板，有一些自己总结分析的常用PPT最好。

4. 具有一天半完整的时间，不被其他工作打扰，非常繁忙的人，可以把头天晚上设定为那个半天。

流程：

头半天：

1. 思考如何解决问题，时间：2-4小时。成果：形成一份解决问题的框架。 方法：可以是自己思考，也可以是头脑风暴。要解决的问题是什么？设定目标。从目标出发，想出可能的原因-假设原因-考虑如何分析，收集信息-分析-相处广泛的对策-选择最合适的方案-制定执行计划。

难点：假设思考本身是一个难点，根据我实际的观察，了解过这种方法的人，能实际运用的只有5%-10%，心理障碍也是一个问题。

2. 画出故事线，时间：1小时。成果：形成一份空白的PPT。

方法：根据框架，考虑每一页PPT用什么标题，大致要写点什么，快速的把每一页的PPT设计出来，50%可能只有一个标题，自己浏览一遍，觉得故事线没有问题就ok。

难点：设计空白PPT需要想象力，思维紧张的时候需要放松下来，想象自己正在讲解这份文档，思路很快就能打开。

第二天：

3. 根据故事线PPT开始攒PPT，时间：8-12小时，成果：完成PPT报告。

好的方法就是设定好时间。比较复杂，文字较多的PPT熟手大概需要30分钟，所以可以设定30分钟一页，30分钟内想好如何设计表现方式，快速的填上收集的信息。

难点：关键是恪守时间，不要禁不住诱惑去调整PPT中的细节，那些都是time killer，关键是完成报告。

看起来有些简单，但实际上这种方法非常切实可行，实践者这种方法的时候，心中一定要坚信自己能做到，认真练习几次后，就能体会到快速制作报告带来的效果。