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公司备用金管理办法

发布时间:2023-04-11 09:06:36 审核编辑:本站小编下载该Word文档收藏本文

公司备用金管理办法

第一条为加强XXX有限公司(以下简称“XX公司”)备用金管理,规范备用金使用,保证日常工作现金支出需要,确保资金安全,根据国家相关法律、法规,结合公司实际,制定本办法。

第二条本办法规定的备用金是指公司职工经批准后,向财务部门暂借,用于差旅费、零星采购、食堂采购和其他零星开支的资金。

第三条备用金管理的原则

(一)事前审批原则。备用金的申报和借支必须经过相关人员审批,没有经过审批不得借支。

(二)专款专用原则。借款人不能编造借款理由,套取使用备用金,已提取的备用金不得挪作他用。

(三)时效性原则。定额备用金借款周期最长不超过一年并不跨年度,年底清零,次年重新核定。临时备用金一事一办,“前账不清,后账不借”。

第四条备用金开支范围

(一)个人因公出差差旅费开支,包括交通、住宿费等;

(二)经常性零星开支,包括不能定点接待须支付的款项、没有明确支付对象需要通过本单位人员预先借用,而后支付的资金等;

(三)日常办公用品采购,包括不能定点采购须支付的款项等;

(四)食堂采购开支备用金;

(五)其他因经营活动需要临时借用的资金;

第五条备用金分类

备用金分为定额备用金和临时备用金。定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金,具有时间长、固定性强的特点,适用于职工因工作需要,频繁支付的食堂采购、日常办公用品采购、招待费以及其他一些零星支出。职工办理定额备用金的,应按月履行报销手续,但不需办理冲账以及还款业务,年度内可周转使用所借资金,但最长借款时间为一年(不跨年度),年底全额归还,次年根据需要重新申请。

临时备用金是指职工因工作需要而临时借支的现金,具有时间短、一次性的特点,适用于差旅费、日常维修、会务费、培训等支出。职工办理临时备用金的,在办理业务完毕后一个月内履行报销手续,及时归还剩余资金。

第六条备用金额度

(一)职工因公出差借款,按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度,原则上核定借支金额5000至10000元之间;

(二)采购人员零星采购借用的备用金原则上单次不得超过5000元;

(三)其他备用金借款,根据实际情况核定金额。

第七条备用金审批及办理

(一)借款人在借用备用金时,应根据借款事项预计资金,按规定的格式填写《备用金借支审批单》,部门负责人核实备用金的真实性、必要性和借款额度,报部门分管领导审批,财务部门审核,总经理审批,超过总经理审批权限的报董事长审批;部门负责人借备用金报部门分管领导审批,财务部门审核,总经理审批,超过总经理审批权限的报董事长审批。

(二)出纳凭签审手续完整的《备用金借支审批单》,确认无误后方可办理付款。

(三)借款人应在相关事务(业务)完成后在一个月内按公司报销程序及时报销冲账或还款。

(四)借款人办理报销手续时,出纳应查明报销人员原借款金额,对报销款项超过原借款金额的,应及时付现给报销人;对报销款项低于备用金金额的,借款人应退回余额以结清原所借款项。

第八条备用金管理

(一)部门负责人应对备用金定期和不定期抽查并监督其使用情况,防止挪用、丢失。

(二)财务部门应定期和不定期对借用的备用金进行清理;在每年的12月份及时提醒还未冲账或未归还备用金的借款人员。

(三)所有备用金原则上应在年末进行归还,不允许跨年度使用,对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,经办人员必须要写明原因经所在部门负责人核实及分管领导审批后,方可继续使用。

(四)公司职工调离、辞退或离职时,由所在部门和党委组织部(人力资源部)及时通知财务部门,借款人必须到财务金翮部办理备用金清理手续;备用金未结清的,所在部门和人力资源部不得办理相关手续,否则承担相应追回欠款的责任。

(五)借款人出现编造事项套用备用金、挪用备用金、长期借款不还等情况,财务金融部可以暂时停止向其借用备用金,并要求其限期归还借款。如果拒不还款的,财务金融部请示相关领导批准后逐月从其工资中扣回,或其他方式追回所借备用金。

(六)借款人员使用备用金时违反国家法律法规和财经纪律的,按相关规定处理。

第九条本管理办法由财务部负责解释,自印发之日起生效。

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