筹备期会议管理制度

筹备期会议管理制度

目的:

为确保酒店筹备工作顺利开展，及时对各项工作进行安排、部署，对工作中存在的问题进行沟通、处理和协调，规范会议程序，提高酒店总体决策管理和办事效率，加强部门之间的工作协调，特制订本制度。

政策:本规定适用于筹备期酒店管理人员

程序:

一、适用范围

本制度所指的会议包括酒店召开的所有内部会议，具体如下：如月度工作会议、经营研讨/分析会、采购协调会、周例会、晨会、其他专项会议或临时会议等。具体内容及安排如下：

1、总经理工作会议暨月度会议

会议内容：酒店上月度管理工作讲评，各部门上月工作总结及下月工作计划汇报，明确工作计划及任务安排。

时间：每月上旬第一个周一（14：30）

地点：会议室

主持：总经理

参加对象：董办助理、酒店各部门第一负责人、部门总监以上人员

2、管理工作座谈会：

会议内容：管理人员座谈工作体会、工作建议

时间：每月中旬末（提前一天通知）

地点：会议室

主持：总经理

参加对象：临时通知

3、经营研讨/分析会：

会议内容：搜集各种信息、建议，提出新的经营方案，制定新的经营政策。

时间：每月一次（提前一天通知）

地点：会议室

主持：总经理

参加对象：临时通知

4、采购、成本控制协调会：

会议内容：①通报上周采购情况，提出申购、采购、验收过程中的问题，提高采购效率，降低采购成本。

时间：每周一次(根据实际需求提前通知)

地点：会议室

主持：总经理

参加人员：酒店工程、餐饮、房务、财务、采购以及董办助理

5、周例会

会议内容：每周工作检查、讲评、协调、布置。

地点：会议室

时间：每周五下午14：30（现行）

主持：总经理

参加人员：酒店各部门第一负责人以上管理人员、董办助理

6、晨会

会议内容：每天工作汇报、问题沟通

地点：总经理办公室

时间：周一至周四每天9：30(2022年一月份开始试行)

主持：总经理

参加人员：酒店各部门第一负责人以上管理人员

二、会议记录

1、筹备期人力资源部负责会议记录及存档。

2、需发送各部门的会议记录，原则上需在会议结束的24小时内完成并发送。

三、会议跟进及传达

1、会议决议、安排事项须会后跟进落实的，须在会上明确跟进部门、跟进人。

2、会议结束后，对于酒店相关决议、文件及领导的指示精神需要向下传达的，务必准确、全面。

3、对于需跟进的事项应及时跟进，并把相关情况在下次同类会议召开时进行汇报。

四、会议纪律

1、出勤：与会人员按会议召开时间提前五分钟到达会议通知地点，若有紧急事宜应提前向总经办请假，不得无故缺席、迟到。迟到或早退在5分钟至15分钟以内乐捐50元作为团建活动基金，超过15分钟乐捐100元，无故缺席乐捐200元同时提交书面检讨。（备注：参会人员须签到签退，否则按未出席处理。）

2、接打电话及紧急事项处理：与会人员的手机必须设在静音或震动模式，不得在会议期间接打电话。若有紧急事项需要立即处理，须在不影响会议正常进行的前提下，告知会议主持人，经同意后方可离开会场进行处理。违纪者乐捐50元/次。

3、卫生要求：请保持会场整洁，禁止吸烟、乱扔垃圾。会议结束后将座椅整理好，清理好各自桌面。

五、保密

1、对于涉及酒店商业机密的会议及规定不准记录的会议内容，与会人员不得拍照、录像、录音。

2、酒店所有的会议纪要均为酒店内部资料，禁止外传。