社会团体办公室管理制度

社会团体办公室管理制度

一、办公室管理条例

第一章 总则

为加强商会管理，维护商会良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的商会文化氛围。

第二章 细则

一）服务规范：

1、仪表：商会职员工应仪表整洁、大方；

2、微笑服务：在接待商会内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方；

3、用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；

4、现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间办公室内应保证有人接待；

5、电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录。

二）办公秩序

1、工作时间内不应无故离岗、串岗，不在办公室进食味道比较大的食物、不大声喧哗，确保办公环境的安静有序；

2、有需要外出用车都应报备、填表，不经办公室批准不允许私自用车外出；

3、职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁；

4、办公室专用的设备如饮水机内网、打印机、网络、电话等由办公室人员负责叫指定清洁或维修人员进行保养；

三）工作制度

1、员工应严格遵守各个岗位职责，热爱本职工作，对工作尽职尽责；

2、员工对本职工作争取时效，不拖延，不积压；努力提高自己的工作技能，提高工作效率；

3、员工之间应通力合作，互相配合，不得相互拆台或搬弄事非；

4、待人接物态度谦和，以争取公司同仁与客户的合作；

5、服从上级的工作安排，一经上级主管决定，应严格遵照执行；

四）工作纪律

1、按规定时间上下班，不得迟到、早退、旷工；

2、在公司内要做到举止严明、坐立端正、待人热情、讲究礼貌。

二、办公室物资管理条例

第一章 总则

为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。

第二章 物资分类

1、公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、现金、贵重实物；

2、低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等；

3、管制品：订书机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器、打洞机等；

4、现金：商会储备现金；

5、贵重实物：物资价格达500元以上，如：酒类、车辆、卡类、空调、计算机、照相机。

第三章 办公用品物资采购

1、商会办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购人员自行购买；

1）申购物品500元以内物品办公室主任批准，直接购买；

2）500元以上（含500元）出具申购单，办公室同意，财务审核，秘书长/执行秘书长审批；

3）大额活动开支超过5000元，出具预算报告，秘书长/执行秘书长同意，财务审核，上报会长审批。

第四章 现金支出、贵重实物管理

1、现金保管、领用由出纳负责，如遇特殊情况个人临时保管现金遵守不带回家、存卡里的原则。现金报销需要填写费用报销单，现金预支都需书写预支申请，并由秘书长/执行秘书长签字；

2、贵重实物：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状。酒类等需要取用需记录用途；车辆使用需向办公室报备登记，车辆加油需凭小票报销，每次充值加油卡需上报公里数；快递充值卡等卡类的使用向办公室报备，每月记录审核存档。

三、办公室环境卫生管理制度及秩序

第一章 总则

为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立商会的良好形象，特制定卫生制度。卫生区域分两块：公共区域和个人区域。

第二章 制度内容

一）公共区域

公共区域由保洁阿姨打扫，但每位同事都应把办公室当成自己的家，禁止在办公室抽烟、吐痰、乱扔垃圾，哪里有垃圾、脏了都应及时帮忙清理。

1、会议室：保持会议室桌面清洁、椅子摆放到位；

2、公共区域地面整洁，饮水机、饮用水桶、打印机摆放要整齐，保持表面干挣整洁；

3、当天来客倒茶、引导、茶杯收拾；

4、无用的纸箱、袋子清理，新进设备的包装和报废设备以及不用的杂物及时予以清除；

5、在公共办公区域内禁止大声交谈，不得影响其他同事办公。

二）个人区域

1、办公桌面保持整洁，办公文件、票据等应分类放进文件夹、文件盒中，重要文件放在个人办公抽屉内并锁好。

2、下班或离开公司前员工整理个自各办公区域，办公桌上用品摆放整齐，收拾好所有资料和文件，关闭电脑及显示器。