机关公文写作

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第一篇：机关公文写作技巧

机关综合文稿起草工作的四个着力点

文物秘诀，但有规律；文无定法，但需得法。机关综合文稿起草主要是为机关领导和推动机关各项工作服务的，是一项理论性、实践性、时限性和务实性都很强的工作，除了涉及一般法定公文外，还涉及大量事务性文书如领导讲话、工作总结、计划、方案、思路、要点、情况汇报、典型经验介绍、调研文稿等等。可以说，这些文稿起草，既要讲求“文以载道”，表达思想，体现政策和措施办法；又要讲求“成文之法”，遵循规律，合乎规范和格式“体例”。其关键主要有以下四个要点。

一、切入点：把握领导意图。

意图不明，主旨不清，行文就没有重点和方向，心里就没有底。这是文字工作者的切实感受，也是文字工作的“大忌”。从文秘工作的性质特点来看，综合文稿实质上是一种表达领导思想感情、体现领导工作个性、展示领导精神风貌的重要载体。它的起草工作与文学创作的最大不同的显著特点，就是“因是为文、奉命而作”，因此，起草工作必须“唯领导意图是瞻”；其成功与否，也首先取决于所服务的领导是否认可和满意。如果一篇文稿不能体现领导的“意图”（包括领导的思想意识理念、工作态度作风、思路及方式方法、乃至于语言表达的风格习惯和特点等），或是不和领导的“口味”那么，即使写得再好，也终究是徒劳无功，白费力气。因此，综合文稿的写作，必须把准确领会和体现领导意图尤其是工作意图作为起草工作的切入点和先决条件，否则，难以使领导满意。可以说，把握了领导的意图，就等于是把握住了文稿的“要旨”、基调，把握住了行文的重点和方向、文稿起草工作也就成功了一半。当然，工作中，领导意图的体现或把握有着许多不确定的因素，会出现诸多“难点”、“疑”甚至“盲点”。比如：有时领导只是简单的提出一两个问题，或只是粗略的交代几句话，更多的是需要我们去做大量的揣摩、延伸、拓展、补充、细化和完善等等“拾遗补缺”工作，才能使之明细化、条理化、系统化。现实工作中有时还常会遇到“上午给题目，下午要文稿”或是领导授意不清等“意外”情况。这就需要我们凭借经验与以灵活把握或机动处理。这种把握和处理，显然离不开平时工作中的细心观察、体验、领悟，以及相关经验的积累。我个人感受较深的是，做好领导意图把握工作，也有一个“磨合”的过程，其关键点在于要在“三个不断”上下功夫，即：一是要不断了解领导，重点了解其理论素思想内涵、决策工作取向；二是要不断适应领导，重点适应其思维特征、性格特点、语言习惯；三是要不断学习领导、重点学习其领导艺术、道德品质、人格魅力。只有通过这种有意思的了解，适应和学习，才能使自己的思维理念与领导形成“合拍共振”在文稿起草时产生潜移默化的作用，促进文稿内容与领导“意图”的有效对接，并在文稿中充分体现出领导的风格特点，实现准确表达领导“意图”的目的。

二、核心点：充分占有材料。

文稿质量水平的高低不在于文字的堆砌，而在于对问题的研究分析和对观点的概况提炼，在于对材料的合理取舍与运用。实践证明，挖取主题、亮明观点、阐明要以，必须以事实为依据，既要体现上级精神又要切合当地的实际；既要源于实践又要高出与实践；既能引经论典又有具体实例。如此，才能使文稿言之有理、言之有物、言之有据、深入浅出，富有境界和张力，发挥出它的功能作用，最终达到推动工作的目的。而这一切，都必须建立在充分占有材料的基础之上。古人说：“老于读书，谕于作文”。我个人认为从事综合文稿写作其实也是“七分想（看），三分写”。因为综合文稿主要形成“构件”就是情况和材料，不去看、不去想、不去“消化”，就无从“下笔”。另外，从我国应用文体的起源和发展过程来看，也可以说明这一点。古代的应用文本来是起于“言事”，但后来人们在使用过程中发现，孤立的言事有时还不足以解决问题，因此要晓之以“理”；而光有“理”也是也不行，还必须再诉之以“情”。所以，人们通常“事、理（义）、情”称为应用文的三个基本要素。在对它们的使用上，主要视“言事”的具体方位和需要而定。就综合文稿而言，“事、理（义）、情”实际上就蕴含在各种各样的情况和材料之中。也就是说，能客观反映事物发展归路和揭示事物发展本质的种种“情况”和“材料”，就是写作综合文稿不可或缺的“构件”。在工作中，我们每次接到文稿起草任务时，第一项工作就是要大量搜集材料，了解实际情况，落实有关数据，尽量大可能的在最短的时间内收集到与领导意图有关的第一手材料和实际情况，然后要尽最大可能的把方方面面、上上下下的情况“吃深”、“吃透”，这样，文稿起草起来才会感到得心应手。否则，就会陷入“巧妇难做无米之炊”的尴尬境地，纵使你有天大的本事也没用。初学文稿写作的同志拟稿前常常会感到“没有什么可写的”、“不知从何写起”，恐怕也真是不明白或不重视对材料收集、占有和取舍、运用的道理。“充分占有材料”，仅是针对单篇文稿起草情况而言。对从事综合文字工作的同志来说，还必须熟悉方方面面的情况，识“大体”、讲“见识”、饱“学养”。也就是既要“同上情”、“懂外交”，及时了解掌握上级的大政方针政策和重大决策部署，周边地区以及兄弟单位的发展态势；又要“熟内情”、“知下情”，对本地、本部门或单位的新情况、存在问题以及新经验、新做法等等心中有数。如此，文稿起草工作才能免去“巧妇难做无米之炊”之难和“没有什么可写的”、“不知从何写起”之感。

三、根本点：认真谋篇布局。

写文章，最关键的思路清晰、布局合理。任何一种文体，科学的做法就是在写作前先把要表达的观点和意图想好，把要表达要点和内容想到，这就是所谓的“酝酿”、“构思”、“谋篇”与“布局”。我个人的体会是综

合文稿写作，动笔前拟列一份提纲既很重要，也很“管用”，不失为一种有效的好办法，能解决不少实际问题，免除许多“劳心”、“劳累”之苦；特别是能较好地化解文稿写作中令人头疼的“程序与效率”这一矛盾，有效提高文稿的成功率、质量和效率。这是因为在现实工作中，综合文稿起草不但是“个人创作”，经常还需要集体参与、分块写作或有别人提供材料，有时干脆是委托部门代笔，因此前前后后会涉及到很多“中间环节”问题和不确定因素，比如材料的收集、补充、综合、替换、修改、深化、等等。在这种情况下，拟一份相对完整的提纲，事前分别交给领导审阅或相关人员讨论，就能产生“磨刀不误砍柴工”的功效，避免重头再来的危险。这是撰写“大块头”的文稿（比如工作总结、大型会议材料等等）尤须注意的，也是惯用的办法。如果时间或条件允许，提纲拟的越细、越实、越到位越好，以便材料收集整理、文字的组织加工和综合利用等实际操作。对于从事综合文稿写作的同志而言，学会拟列提纲，我认为是十分必要的；养成拟写提纲的习惯，也将受益多多。它好比是人体的“骨骼”、房屋的“框架”、运行的“航线”、指向的“路标”，也可以说是一张规划设计“蓝图”。有了这张“蓝图”只要按科学的方法去“备料”、“施工”、“装饰”就可以了。有时候，一篇好提纲，再加几份配套材料和数据资料，就可供领导作为讲话稿使用，这无论是在日常工作中，还是时间紧迫的时候都很管用，可以解决许多“燃眉之急”和被动应付等尴尬之事。一般来讲，提纲拟列，根据不同的使用需求，有粗纲、细纲和粗细纲结合三种。粗钢，也就是只简略标出所要写（或说）的内容的层次段落大意和相互间的大致关系即可；细纲，则除粗钢所标内容外，还要标出开头结尾、过度照应、分点内容、段落层次的安排处理等。通常情况下，提纲拟列会采用粗细相结合的办法，使用也相对比较灵活，因时因事和因个人习惯而定，只为"实用"，不必太过苛求什么固定模式。

四、支撑点：日常勤学积累。

勤学是能力之源，思考是谋事之基，而积累则是成事之道。知识要靠学习积累，思想要靠思考积累。干工作往往是厚积薄发，搞综合文字工作尤其如此。古人说：“积学以储宝，酌理以富才”对于办公室文字工作者来说，必要的知识，资料和经验的积累和储备是十分重要的。我们常说，从事办公室文字工作的同志要“有事能干，无事能思”，“思”实际上是：“学”与“干”的一个部分；又说，文秘人员要具备一定的“文字功底”，这种文字功底虽然表面上指文字的组织、综合、概括与表达能力，实质上更是有各种“见识”、“学养”或是“学问”和“技能”等支撑起来的。根据我个人的体会，文稿起草是一些学问和技能，不完全是从教科书上就能学到的也不是通过大学中文系就可以直接培养出来的，有许多是需要通过实践工作不断总结摸索才能培养锻炼出来的，是长期实践经验积累的结果。因此，勤于学习，善于积累，是从事综合文字工作的同志必须养成的良好习惯。如何学习积累，知名记者邓拓先生曾打过一个生动的比喻。他说：“你看农民出门，

总顺手带个粪筐，见粪就捡，成为习惯。专门出门捡粪，倒不一定能捡很多。但养成了随手捡粪的习惯，自然就会积少成多。积累知识（(更多好文章请关注Www.haoWORD.CoM)资料），也要有农民积肥的尽头……古今中外有学问的人，有成就的人，总是十分注意积累。知识是积累起来的，经验也是积累起来的，没有积累，就什么也谈不上。”这正说明学习积累对于从事写作的同志的重要性。比如我们前面提到的要重视领导意图把握问题，材料收集占有问题，文稿的谋篇布局问题，以及事关文稿质量的修改润色等等问题，也都离不开日常的勤学积累、总结领悟。从综合文字工作的角度来看，学习积累，一是知识的积累，二是资料的积累，三是经验的积累。三方面的积累层次当然能做到越宽、越厚越好、越能靠近“博学而不穷”的程度越好。脑子里装的东西越多，肚子里装的“货色”越多，那么你“综合”的本钱也就越大，能力也就越强，水平也就越高。总之，综合文字工作是一项长期的艰苦复杂的脑力劳动，涉及到方方面面的能力，素质与修养，不是靠简单看了几篇“写作要诀”之类的文字就能写好得，还必须依靠自己的勤学积累。正所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”

抓点??牵线??成面??不断提高党委办公室工作水平

近年来，万州区委办公室坚持“三个围绕”（围绕中心工作转，围绕领导转，围绕主要领导抓中心工作转），咬定?“三个目标”（办文零毛病、办会零失误、办事零差错），重严、求真、务实，政务服务水平不断提高。在2014年141个区级部门工作质量、服务态度综合测评中获得好成绩，被重庆市委办公厅评为2014年度督查工作先进集体、信息工作先进集体和工作经验交流第一名。我们的主要做法是：抓点、牵线、成面。`

????一、抓点

????我们抓重点带一般，把办重点文、办重点会、办重点事作为政务服务工作的重中之重。 ????（一）强化精品意识，办好重点文。我们始终坚持“两手抓”：一手抓好文稿起草工作。身在兵位、胸为帅谋，既注重“文以载道”，严把政策关，克服文稿“硬伤”；又讲究“成文之法”，严把文字关，避免文稿“软伤”，综合文稿思路清、高度够、表达准、特点明。另一手抓好公文运转工作。严格公文运转程序，确保公文运行规范有序、高效无误。

????（二）强化精细意识，办好重点会。会前部署周密细致，会中服务确保万无一失，会后工作注重落实。对党代会、区委全委会、区委工作会议等会议，从议题确定、材料准备、会议纪要和督查落实等重要环节都有具体的服务细则。我们的会务组织工作得到了区委领导的肯定和全区上下的好评。同时，实行会议活动报批制度，确保重点会议，大幅度精简可开可不开的会议，尽量减少领导陪会，让领导腾出更多的时间和精力抓大事、议大事、谋全局。

????（三）强化精当意识，办好重点事。一是抓信息工作，当好“耳目”。我们及时、准确、全面、真实反映社情民意和重要信息，为区委决策提供了有益参考，在2014年全市党委办公室系统信息工作考评中，我办由2014年的后列跃到了前列。二是抓调研工作，当好“助手”。围绕区委的工作重点、领导关注的焦点和群众反映的热点问题，进行调查研究，为区委领导提出合理化建议。三是抓督查督办，当好“钦差”。唱响“布置工作+不检查=0”、“开会+不落实=0”、“抓住不落实的事+追究不落实的人=落实”三个公式，督重点、查大事，确保重大决策部署贯彻落实。四是抓后勤保障，当好“管家”。狠抓机关日常管理和财务管理，注重改善办公条件，推进办公现代化。着力改善生活条件，提高职工福利待遇。五是抓政务接待，当好“窗口”。始终把接待服务视为第一

窗口，严谨细实，精心组织，成功完成了党和国家领导人到万州视察的接待任务，并被市人事局、市级机关事务管理局评为“重庆市机关事务与接待工作先进集体”。

????二、牵线

????我们不断完善政务服务机制，实行线性运转，收到了明显实效。

????（一）定事定法，牵好工作线。我们把办公室工作视为“生产线”，按照工作流程链条式推进。一是办会流程清晰化。从会议方案准备到会议精神落实全过程的每个环节，我们都编制了一张流程图，每个环节都明确专人负责，分清责任。二是办文流程制度化。明确办文的各个环节、责任领导、责任科室，击鼓传花，流水作业。三是办事流程规范化。对调查研究、督查督办、领导交办事项、政务接待、财物管理、政务值班、机要保密等日常工作，都建立了规章制度，使每一项工作不断档、不脱节、无死角、无盲区。

???（二）定人定责，牵好责任线。一是硬化岗位责任制。进一步完善办公室领导、科长、科员等岗位职责，各司其职，各负其责。二是创建双线责任制。对重要接待任务和大型会议活动，建立了相关部门主要领导为定点定事牵头负责人、办公室领导为定点定事指导负责人的双线责任制，确保每项重点工作有人做、有人查，责任到人，落实到位。三是实行错情追究制。对工作线上出现的差错和失误，制定责任追究办法，谁出了问题谁就承担相应的责任。

???（三）定奖定惩，牵好督导线。一是健全完善督查网络。在区、开发区、区级各部门、乡镇（街道）设置专兼职机构，配备专兼职工作人员，创造条件，让督查人员有位、有为、有威。二是创新督查方式。对重大督查事项，区委督查室、区政府督查室和组织人事、纪检监察部门组建“三位一体”督查工作机制，代表区委、区政府进行专项督查。三是坚持督导结合。对落实不力的工作，注重指导，促其整改。

?? ?三、成面

? ??党委办公室工作涉及方方面面，秘书长（办公室主任）处在宏观面，副秘书长（副主任）处在中观面，各科室处在微观面。

???（一）宏观面统得起。对办公室而言，秘书长（主任）是“帅”，要统得起。秘书长必须勤于学习，勇于实践，善于总结，情况要明，头脑要灵，对全局和重点工作不但要“知其然”，更要“知其所以然”。我们建立一系列制度，确保了秘书长把主要精力放在抓重点文、重点会、重点事上，做到了大事不误、小事不漏，区委集体决策在每个方面都得到了有效贯彻。

???（二）中观面领得起。办公室副职是“将”，我们充分发挥办公室副职的作用，让中观面领得起。一位办公室副职对应服务一位区委副书记，既要负责文字审核把关工作，又要负责事务性服务工作。各位副职服从于领导、服从于中心、服从于大局，站在秘书长（主任）的角度，独挡一面，开拓创新，想领导之所想、急领导之所急、谋领导之所谋，切实领起了自己所联系协调方面的工作。

???（三）微观面顶得起。办公室中层干部和工作人员是“兵”，是办公室抓落实的基础。我们坚持以人为本，加强思想政治建设、服务能力建设、作风建设和制度建设，全办干部职工把办公室工作当作事业做，当作艺术做，做到了“四知”：学习上知短，政治上知恩，工作上知责，待遇上知足。?

????我们对办公室工作的深刻体会有两句话：差错是进步之母，少出差错就是进步；批评是表扬之父，不挨批评就是表扬。办公室工作永无止境，我们一定要始终保持蓬勃朝气、昂扬锐气和浩然正气，努力实现“在全市争一流、在全区争第一”的奋斗目标。

第二篇：机关公文写作的基本特点

最近，我拜读了李明伦先生的力作《秘书写作技巧》(1994年10月，山西教育出版社出版)一书，仔细研究了本书“绪论”部分中提出的公文写作特点的论述，颇受教益。明伦先生提出的关于公文写作的特点不仅很有见地，而且对于把握现代机关公文写作具有一定指导意义。所以，我依照他提出的问题写下了这篇文章，算是自己的具体体会，也可以说是对明伦同志所提观点的佐证和补充，目的是想把这些观点再次介绍给更多的同行，使之产生更大的指导作用。

公文是文章大“家族”中别具一格的文章类型，它具有一般文章的基本要素，又有别于一般文章的风格和特点，因而，它是独秀于文章大“家族”中的另一种文章现象，即应用文。所以，公文写作属于应用写作范畴。其特点虽然与一般文章和一般应用文保持着必然的联系，但更多的方面却是自成体系、独树一帜。

一、公文的作者不是公文撰写者本人。而是一定社会集团或它的领导者。公文要求它的读者必须贯彻执行、遵照办理。这就决定了公文具有作者的群体性、秘书写作成果的隐匿性和它本身的实践性特点

公文写作不像搞文艺创作、科学著作那样属于个人的劳动，其写作成果也不能是撰写者个人。作为公文撰写者的秘书人员，不过是为一定社会集团或他的领导者们代行“立言”就是了，这也就是人们常说的“为他人做嫁衣裳”和“代天行事”。这一点，秘书同志应该明白，而且要十分地明白。须知天下公文千千万，有哪一篇是签署着秘书个人的姓名的？没有。难怪有些从事了大半辈子公文撰写的秘书人员，到头来喟叹没有为自己写出一篇文章。同样的道理，作为一定社会集团的领导者，严格的讲，他在安排秘书人员撰写公文时也不是以他个人的身份出现的，只是作为机关或单位的代表出现。即使他们在一些文稿中以第一人称的“我”出现，也只是形式上的个人或虚化了的“我”，这也就是人们通常所说的“代理人”，或“代表人物”，在他的背后实质上是一种有形或无形的领导集团或这个领导集团的思想、主张和意图。从公文制作的全过程来看，一般性公文都要经过授意、构思、拟稿、讨论、修改、核稿、签发、印制等一整套工作程序，重要文件的产生往往要反复征求意见，反复修改，组织成百上千人参加讨论、修改才能完成。党的十四大报告起草历时7个月时间。期间，中央政治局常委会讨论4次，政治局讨论2次，jzm同志同起草小组座谈3次，党中央、国务院的一些领导同志还个别和起草小组谈了重要意见。其中，根据中央政治局讨论时提出的要求和邓小平同志的意见又进行了两次重要修改。后来中央决定又将第6稿印发到全国119个地方、部门和单位征求意见。党的十三届中央委员、候补委员，中央顾问委员会委员，中纪委委员，党的十四大代表，中央党政军各部门、各人民团体的党员负责同志，各省、自治区、直辖市和各大军区的党委负责同志等3000多人参加了讨论，每个单位都修改出了一份稿子。

同时．中共中央还委托统战部征求各民主党派、全国工商联负责人和无党派人士的意见。在此过程中．jzm、乔石邀请他们在怀仁堂座谈了3个多小时。

各地、各部门对报告进行了认真讨论，从总体上对报告给予了肯定和评价。同时，也提出了许多意见．大到报告的结构、实际内容，小到文句字词、标点符号，态度严肃、认真，意见中闪耀着真知灼见。根据各地的意见，起草小组对报告征求意见稿做了450多处修改。其中，对十三大以来5年的工作、建设有中国特色社会主义理论的概括、经济增长速度、建立社会主义市场经济体制、加强社会主义民主法制和精神文明建设、加强党的建设等部分做了较大的调整、充实和加强。

对建设有中国特色社会主义理论的概括，在征求意见时．大家提出，自党的十一届三中全会这十四年来，改革开放给我国带来巨大变化，积累了丰富的经验，在理论上应进一步升华。经反复研究，后将这部分调整为9个方面，同时强调，建设有中国特色社会主义理论是全党和全国人民集体智慧的结晶，邓小平同志为这个理论的创立做出了历史性的重大贡献。

报告一稿比一稿成熟、完善。9月，中央政治局和政治局全体会议分别审议通过了修改后的报告稿，决定提请党的十三届九中全会审议。

10月5日．党的十三届九中全会在北京开幕。根据各组讨论的意见，26000字的报告，又做了170多处修改。提到十四大时，已是第10稿。(引自1992年10月24日《甘肃日报》)

可见，任何一份公文都是一个群体劳动的过程，是集体智慧的结晶。这是公文在产生过程中所表现出来的不同于任何个人创作的独有的特点。公文发出之后．所产生的实际效用和它接受社会实践检验的方式就更具有其他文章所不具备的特点。一份公文，或表现为供上级领导机关和下级隶属机关了解信息或参阅；或表现为向下传达，要求贯彻执行；或表现为公之于众，公告周知，规范人们的行为等。公文所产生的这些诸多效用所包含的内容，并不全是收文者像阅读文学作品那样自觉地去看，而是公文的强制性、约束力和阅文者自身利益驱动在起作用。这时，阅文者首先关注的是这份公文说了些什么，对本单位、本行业有何用处，实质上关心的是公文的社会经济效用，却很少去评价公文本身的艺术价值；更多的是在研究公文所包含的具体内容，琢磨其中有无新的政策规定，哪些方针、政第是解决本单位、本部门存在问题的依据，很少有人去欣赏和品昧公文的文采；他们中很少有人去打听和提及公文是谁起草撰写的，倒是有品评上级领导的这一决策如何，此举措效果怎样，是否抓到点子上，等等。这就从根本上决定了公文在写作目的、自身功能、社会效益以及确定主题、结构篇章、表达形式、运用语言等方而与其他文章写作的迥然不同，从根本上决定了公文写作必须有自己鲜明的政治性色彩、政策性功能、群体性特点、准确性要求和实践性标准。这就会使我们有这样一个体会：秘书人员要写好公文就必须跳出个人创作的圈子，而且要注意克服“学生腔”、“文艺调”．特别是从学校刚走上秘书工作岗位的新手，更应该注意这方面的问题。努力根据公文的特点和需要．掌握一套有别于一般写作的应用写作力法并进步形成自己的风格。

二、公文写作不是作者自己主动而发，而是因实际需要被动而发。公文一经发出不仅对宣传政治主张、统一思想、增进共识有现实指导意义．而且要能够起到指导工作、商洽事务、解决问题的作用。这就决定了公文具有它制发的针对性、文字表达的明确性和它本身的权威性特点

制发公文的根本目的是为了解决工作中存在的问题．指导人们正确有序地进行社会实践活动。因此，发不发公文，发什么形式的公文，什么时候发，实质上是由客观实际决定的，不是任何人随心所欲地在制发公文。既然公文是客观实际的需要，制发公文就必然要有的放矢，有很强的针对，要有指导工作的正确的方略，要有解决问题的具体的措施和方法。只有这样，阅文者才能有效地去贯彻执行、才能起到指导工作的作用。千万不能把公文写得既没有操作性．也没有可行性，特别是公文中的指令性要求和具体措施，不能让人觉得可以办，也可以不办，缺乏政策性；既可以这样办，也可以那样办，缺乏原则性；不能想着让人们按你的办，而实际上又不按你的办，缺少权威性。这就要求制作公文必先解决针对性的问题。

还有一个很重要的问题就是要做到文意表达要十分清楚，既要把事情交待得一清二楚、十分明确，又要做到稳词妥，通体通顺，好让人家不折不扣地了解你说的是什么。关于这一点，不少从事文字工作的秘书人员都有这样的感觉，就是文稿中用几个好词语并不难，难的是要把话说清楚、讲朴实，做到分是分、寸是寸、恰到好处非常的不容易。难怪过去的秘书人员有“一字人公文，九牛拔不出”的深刻体会，也有现代秘书工作者描述公文的权威性和准确性时写下的这样的诗句：“笔下确财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直．笔下有毁誉忠奸。”由此需要指出的是，公文所要求的庄重美、质朴美，无不要求每个公文作者必须在平实、简要、准确上下功夫。特别要在公文语言艺术风格的主旋律——平实方面多花费一番心血，努力使自己撰写的公文符合如下基本要求：在公文主旨上，真正从客观实际出发，具有很强的针对性，切实解决实际存在的问题；在文字表达上，真正合乎逻辑，能够揭示出“无量数”真理．显示出公文固有的权威性；在语言运用上，正确使用现代汉语的书面语言(即白话文)，做到平实、简要、准确。只要遵循这些规律，就会使自己的公文写作水平大大提高一步。

三、公文不是文艺作品．而是各级领导的思想、主张、意图的表达工具；公文制作不是一定时空范围里的个别行为，而是一种在历史沿革过程中体现国家根本制度．符合国家法律、法规规范的管理实践活动。这就决定了公文具有它的制作活动的连续性、格式的完整性和它自身价值的历史性特点

公文是社会历史发展的产物。同时，也是社会历史进程中的政治、经济、文化、社会公务活动的一种文字标志和原始记录。随着人类社会历史的不断进步和发展，随着各个历史时期统治阶级管理国家、指挥国事水平的不断革新和提高，公文这一管理国家的工具也在不断地完善和发展，尽可能地与不同历史时期的国家管理需要相适应。资产阶级民主共和时代的公文，有不少成分就沿袭了君主专制时代公文中的有用的成分，但更多的成分是适合资产阶级民主时代国家管理需要的创新与发展。现在，我们所处的人民民主专政时代的公文，是经过了千百年的历史沿革，几经变化、几经改革建立起来的一种具有全新的内容和完美的形式，一个同我国党政领导机关公务活动基本相适应的文书制度和公文体式．正继续朝着更加规范、更加科学的方向发展。

我国建立的新时期的文书制度和公文体式的具体要求是：公文处理必须坚持“党政分开”的原则。在中国共cd机关同国家行政机关的公文处理中，对各自的“公文种类”、“公文格式”、“行文规范”、“公文办理”、“公文立卷、归档和销毁”等问题都分别做出了明确的规定，提出丁具体的要求。所有这些方面的问题，都是党和国家以法规的形式规定了公文不同于其他文字材料和文学作品的最基本的特点，秘书人员在公文撰写和制作中必须严格遵守。正因为公文具有不同于其他文章的特点，所以，在公文主旨的确定、素材的积累、结构的安排、语言的运用等方面都有它严格而特殊的要求，具体到各个文种的撰写上，不管它怎样干变万化．但必须使各类公文都成为一定社会集团的“立著”，准确有效地为传达一定社会集团的思想、主张和意图服务。从写作角度讲，各类公文都是公文撰写者的“遵命写作”。这是公文撰写的一个原则。

公文产生于官场，生效于社会，担负着传达社会领导集团的政治主张、思想意图的任务，起着号令四方、治国安邦的作用．所以，它要求公文必须具有规范化、制度化、科学化的特点，保证党和国家的各项公务活动做到令行禁止，这就从客观上要求公文必须具有被社会公认的、约定俗成的、在各个机关都通用的规范和标识，也就是公文的格式要求。在现代公文中，不论是中国共cd机关的公文．还是国家行政机关的公文，公文格式的限定和规范都是十分具体和明确的。1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共cd机关公文处理条例》规定，中国共cd机关的公文格式主要有17种。国务院办公厅1993年11月21日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，国家行政机关公文格式主要有16种。这些规定都是公文制作中不可缺少的内容，正确使用公文格式．就会使公文体式完整、规范通用。除了公文的格式规定之外，公文长期使用过程中形成的许多约定俗成的内容，也是撰写公文时必须注意的。在通用公文中，文体各具风格，内容结构条理化，开头与结尾具有一定的程式，特别是公文用语具有特别的结构和很强的固定性等。在专用公文和其它日常应用文中，格式化的要求就更具体、更严格。所以，我们在撰写公文中．一定要十分注意公文格式方面的问题，千万不能有所疏漏。只要我们在公文撰写中既能够把握好公文的内容，又能够注意公文的格式，就一定会使公文质量达到内容与形式统一美的境界。

四、公文写作为写作的一个分支。有别于其他写作，在其庞大的“家族"中，公文以它具有多种文体的形式独树一帜。这就决定了公文具有写作方法的多样性、内容对文种的选择性和公文撰写对社会变革的适应性特点 ’

公文写作属于应用写作的范畴。应用写作具有非常广泛的天地。在这块天地里，随着各个机关团体的公务活动日益增加，随着每个社会的人的社交往来日益活跃，应用文的使用不但愈加广泛，而且日渐增多。据有关研究人员估计，当前，我国机关团体和社会各阶层使用的应用文共有300多种。这些种类繁多的应用文，。涉及人们的社会实践和日常生活的各个领域，有政治的、经济的、文化的，有外交的、军事的、司法的、财政的，有接待礼仪的、往来应酬的、婚丧嫁娶的，以及涉及生活琐事的，等等。所有这些应用文，都是出自各个层次和社会各方面的秘书人员和其他相关人员之手。在各级领导机关，免不了要起草各类机关公文，上情下达，下情上达；从事科研工作的人员就要写学术报告、课题论文等；经济工作部门根据工作需要，经常要撰写市场调查、情况分析、信息收集等报告和材料。管理机关按照自己的工作职责必然要编制规划、提出可行性报告，以及向上请示、向下发号施令，这些都需使用相应的文字材料；即使是工人、农民、解放军战士和在校学生，也免不了要遇到写信、留赠言、打便条等简易应用文写作问题。对于任何一个党政机关、企事业单位、人民团体的秘书人员，特别是综合部门和基层单位的秘书人员，几乎所有的应用文体都可能接触到，大至报告、请示、计划、总结、指示、命令，小到对联、题字、请柬以及其他社会应酬方面的常用应用文等。人们把秘书称为“全才"、“通才"，这当然也就包括除机关通用公文以外，也会写、善写其他应用文。因为在日常工作和生活中，人们总是这样看待和要求秘书人员的。在有些情况下，事情总是具有突发性的，秘书人员的写作水平要能够得心应手地应对这种突如其来的突发性场面。一次我们接待福建省来甘肃观光游览的代表团时，一位市委领导邀请一位著名书法家书写“慎独”两个字，按照章法还应加小注对这两个字加以说明。但是，当时一急，这位先生只写了前半句，后半句怎么也想不出来了，这时我急忙从旁边提醒了一下，他很快就落了笔。这位市委领导和在场人员看着挥洒有力的“慎独"两个大字和飘逸秀美的“莫见乎隐，莫显乎微，故君子慎其独也”(见《礼记·中庸》)这句小注，大家都向我投来非常敬佩的目光。还有一次，一位女书法家于1990年初春时节在兰州成功地举办了一次个人书展，她很高兴。临走时，要我给她留句赠言，我答应了她的要求，赠了一幅自撰的对联：

砚池水浅藏波澜，

笔端墨淡写春秋。

她看后，有着如同她书展成功一样的满意。

应用文具有常用常新的特点。随着社会的进步、经济的发展、人民生活水平的提高，特别是由于社会主义市场经济体制的建立，一些新的应用文体，如信息稿、电传稿、广告稿等应用而生，还有一些过去不被秘书人员留意的合同书、招标书、述职报告等也开始频繁使用。随着信息时代的出现，人们工作、生活节奏的加快，办公自动化日益实现，文件的制作手段、传输方式和速度的改变，都给秘书人员撰写公文提出了新的要求。同时，也给秘书人员提高公文撰写水平开辟了新的途径，秘书人员应该积极进取，很快适应社会发展，用我们手中的这枝笔撰写出各种合乎我们事业要求的机关公文和其他应用文。这是我们秘书人员的责任。

第三篇：机关公文写作知识

一． 公文的重要性：公文是一种传达意图、联系公务、交流信息、记录情况的工具。

二． 公文写作人员要具备较高的综合素质

公文是一种综合性的脑力活动，写作人员必须具备较高理论政策水平、文化知识素质。

三． 目前公文运行很不规范、严肃

知识机制、队伍方面

四． 公文的分类

按内容性质分：法定公文（18种）和机关日常事务文书。

按使用对象分：党内各机关公文的（14种）和国家行政机关（13种）的公文。 按行文方向分：上行文（请示、报告）、下行文和平行文（函、通知）。

五． 行政公文与党委公文的异同

共同的9种：规定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。 不同的9种：党内5种：公报、决议、条例、规定、指示。

行政专用4种：命令（令）、议案、公告、通告。

六. 公文的语言

1.表述用语：因发送对象不同，文字要做到定向表述，上行文用请示口气， 下行文用指使口气，平行文用商量口气。

2.礼貌用语

3.人称用语

4.结构用语

5.模糊用语

七. 公文的格式

1. 眉首

2.主体、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、署名、成文日期、印章、附注。

3.版记—文尾、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

八. 公文的行文制度

隶属关系、行文方式、行文方向

九、几种常用公文

1、请示与报告区别：行文的时间不同，先请示后报告。

内容不同，请示的重大事情、行文要求不同、请示有回复、报告课不回复 请示（短）：原因、内容（事项）、结语、（请批准）

报告：工作、情况、建议报告、经验、措施、建议、答复、

2、函：商、洽、联系工作

问答函

请批函（向平级或不同地属的有关部门请求、请准的函）

3、通知

会议通知（具体时间、地点、内容、参加人员、要求）

批准通知

转发通知

4、计划（4要素）与总结（3大块）

目标和任务，措施和办法、步骤和时间、检查和督促；

基本情况、经验教训、今后怎么办

十、信息

目的：交流、协调、宣传、引导

种类：经验性、问题性、建议性、领导言论性、言论性

第四篇：机关公文写作格式

1.红头文件格式：

西组字[2014]号

标题：方正小标简体宋 2号

号

号 一级标题：一、黑体 3二级标题：（一）楷体加粗 3

三级标题：1.仿宋

正文：仿宋gb2312 加粗 3号 gb2312

2.组工信息格式：

西集组工信息

编号2014- xx2014年xx月xx日

标题：

一级标题：黑体 3黑体 小二号 号

号 二级标题：楷体加粗 3

三级标题：仿宋

正文：仿宋gb2312 加粗 3号 gb2312

最后落款：撰稿人：xxx审核领导：马清文

3.网评格式：（见西集镇网络宣传工作汇总文件夹）

第五篇：从事机关公文写作的几点体会

xx年初，我从部队转业到地方工作。如何在新的岗位再创辉煌，是我必须认真面对的现实问题。我及时调整心态，找准位置，从零开始，很快打开了工作局面。近两年来，本人先后独立或参与起草公文材料100多份，其中有的材料受到领导和同事们的好评，有10多篇工作研讨文章被有关刊物采用。回想自己从事公文写作的经历，感慨颇多：既有挑灯夜战的辛劳，也有工作受到肯定的快乐；既有文章被采用的成就感，也有材料推倒重来的苦恼；既有质量上乘的佳作，也有质量欠佳的次品。在此，笔者愿与公文初学者一道探讨如何尽快“上路”的问题，如果能对大家有所裨益的话，那将是我莫大的欣慰。

一、积攒“下锅米”

俗话说：“巧妇难为无米之炊”。把它借用到公文写作中，“巧妇”即公文起草者，“米”就是平日积累的有用资料。起草公文材料时的文思泉涌，源于平时的学习与积累。谁学习得多、积累得好，谁起草公文材料就省时省力。公文写作不是“有感而发、为己立言”，而是“奉命作文，代人立言”，所谓“公文姓公，言不由衷，一声令下，笔快如风”，也就是说，不管你想写不想写，有感没有感，都得按时拿出来。如果平时没有积累，遇有紧急任务恐怕难以胜任，甚至会误事。因此，作为机关文字工作者，平时应特别注意有关资料的积累。

首先是素材的积累。这里所说的素材特指公文起草中可能会用到的资料。积累公文写作素材，要做生活的有心人，学会观察与思考，时刻关注国内外形势的发展变化，关注本地区、本单位的中心工作，关注领导人的重要活动，关注人民群众的心声，等等，并把自己的所见、所闻、所想和所感及时记载下来，形成文字素材，或将有关书籍、报纸、杂志上的有用资料裁剪下来，并分门别类地粘贴在专门的本子上。久而久之，聚腋成裘，这些就装满了你素材的仓库，起草公文时就不愁没有“下锅米”了。

其次是思想的积累。所谓思想，是指客观存在反映在人的意识中经过思维活动而产生的结果。就公文材料来说，思想往往是公文的主旨、灵魂。每个有志于搞好机关文字工作的同志，要通过阅读文件、参加会议、参观考察、下基层调研等多种渠道，及时捕捉闪现思想火花的新思路、新观念、新见解，并用专门的本子或卡片把它记载下来，形成自己的公文写作思想库。比如，在起草某个领导人讲话稿时，就可以从中找出领导人平时对某一问题的看法、意见等，甚至可以把它作为这个讲话的观点或一个标题。

再次是论述的积累。在公文材料起草过程中，有时要对某些问题进行论述，现编现写，费时费力，有时还论述不完整、不到位。如果平时有这方面的积累，一旦要论述某个问题时，就会很方便。比如，要论述那些“年年岁岁花相似”反复讲的有关抓落实、提高机关效能、加强作风建设、工作创新等话题，如果参照有关论述资料，并结合新的形势、新的任务和新的实践，恰到好处地加以改造，就可以收到“岁岁年年人不同”的效果。

此外，还有语言的积累。文字工作者必须重视语言积累，在大量的阅读中多积累一些脍炙人口的名言警句、生动鲜活的群众语言等，如能在公文起草中恰当引用，就会使我们的公文材料增色不少。

二、学做“模仿秀”

模仿本义是指有意或无意仿效他人的言行，使自己的言行与对方相似。把模仿用在公文写作中不失为一种行之有效的学习方法。南宋着名理学家朱熹说：“古人作文作诗，多是模仿前人而作之，盖学之既久，自然纯熟。”当代着名作家茅盾认为：“模仿是学习的最初形式。”学习绘画要求临摹，学习书法要求临帖，同样地，初学公文写作也离不开仿写。当年本人学习公文写作，用现在时髦的话说，可谓公文写作“模仿秀”。那时，我在海军某部当排长，因在报刊上发表了几篇“豆腐块”文章，便被上级机关破格调去了。一天，政治部主任对我说：“从一定意义上讲，机关工作就是搞文字工作，无论上情下达，下情上报，交流情况，推广经验，都离不开公文。做机关工作必须过文字关，过不了关，就请离开机关。”我当然希望留在大机关工作，也很想干一番事业。如何尽快提高公文写作水平，就成了我当时的头等大事。许多“老机关”也告诉我，他们学习公文写作也是从仿写开始的。于是，我便当起了“模仿秀”。

先是对句子的仿写，在公文写作过程中，参考优秀公文的某个句式或句子进行模仿、改写。然后进行“片断” 模仿，即对一些公文范文中的某一段或几段进行仿写。最后，便是对全文的模仿，包括对立意构思、谋篇布局、段落结构、开头结尾、过渡照应、句式表达等方面，进行全方位的仿写，并在一次次的仿写过程中认真揣摩、领悟，不断熟悉掌握公文写作的基本知识和技巧。记得自己起草的第一篇公文是××政治部《关于表彰××年度先进团组织和优秀团干部的通报》，基本上是按照以往通报范文仿写下来的，没有原文照抄，而是结合当年工作特点用全新的语言表述，受到了领导和同事们的好评。就是起草难度较大的领导人讲话稿，也是可以模仿的。一般说，领导人讲话稿往往在开始部分讲意义、谈认识，统一思想，讲增强紧迫感和责任感什么的。在中间部分，根据上级指示要求和该项工作的实际，有针对性地提出若干条意见，这往往要涉及到指导思想、方针原则、工作指标、完成时限、责任主体、方法步骤等内容。在最后部分，要总括全文要旨，或提出要求，或号召鼓劲，或提出保障性措施等。这样，在具体起草时，可以多找一些类似问题的领导讲话稿学习参考，以便开启思路，触类旁通。不过要注意，作为公文初学者，学习借鉴范文进行仿写或改写，是可以理解的，也是允许的。但如果仅仅停留在这个阶段，每次动笔都*模仿，不仿就不会写，那就成问题了。这好比小孩学步，开始时可以借助学步车走路，但长大后必须独立行走。

三、勤练“手中笔”

鲁迅在谈自己的写作体会时曾说：“文章应该怎样做，我说不出，因为自己的作文，是由于多看和练习，此外并无心得或方法的。”一些公文写作“高手”，也坦言其过硬的功夫来自于坚持不懈地练笔。唯有坚持勤练笔，才能做到厚积薄发，倚马可待。

“常看胸中有本，常写笔下生花”。那么怎样才能有效地练笔呢？这就要求公文初学者首先要“从读悟写”，养成读书的好习惯，认真阅读政治理论书籍和公文写作及其它方面的书籍，不断扩大知识面，不断提高理论素养和文化素养，并深刻领悟、细心体会公文或其它文章的写作技巧，真正把练笔建立在理解、吸收和积累基础上。其次要“常练常写”，如紧紧围绕一个中心、一种观点、一件事情、一个景物、一个场面等，或记叙、或说明、或议论或抒情。如果工作确实忙，也要记下当天的流水账或抄几句名言警句、精彩段子，关键是要坚持不懈地练笔。与此同时，有计划、有步骤地练写机关常用公文，比如，党政机关的20多种公文，可以试着都写一写，写成后对照业务书籍看像不像，并请人评判看写得好不好。再次要“主动求写”，平时要做好公文写作的准备，一有任务即能“出击”，一旦承担下来，就要全身心投入，竭尽全力，用自己的最高水平写出合格的公文来。闲时，要尽可能地争取练写机会，积极参与公文材料的写作，不要怕苦怕累，不要“见了材料就躲”。这样坚持练笔，才能使自己逐步成为写作的能手和高手。

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