机关公文写作技巧

机关综合文稿起草工作的四个着力点

文物秘诀，但有规律；文无定法，但需得法。机关综合文稿起草主要是为机关领导和推动机关各项工作服务的，是一项理论性、实践性、时限性和务实性都很强的工作，除了涉及一般法定公文外，还涉及大量事务性文书如领导讲话、工作总结、计划、方案、思路、要点、情况汇报、典型经验介绍、调研文稿等等。可以说，这些文稿起草，既要讲求“文以载道”，表达思想，体现政策和措施办法；又要讲求“成文之法”，遵循规律，合乎规范和格式“体例”。其关键主要有以下四个要点。

一、切入点：把握领导意图。

意图不明，主旨不清，行文就没有重点和方向，心里就没有底。这是文字工作者的切实感受，也是文字工作的“大忌”。从文秘工作的性质特点来看，综合文稿实质上是一种表达领导思想感情、体现领导工作个性、展示领导精神风貌的重要载体。它的起草工作与文学创作的最大不同的显著特点，就是“因是为文、奉命而作”，因此，起草工作必须“唯领导意图是瞻”；其成功与否，也首先取决于所服务的领导是否认可和满意。如果一篇文稿不能体现领导的“意图”（包括领导的思想意识理念、工作态度作风、思路及方式方法、乃至于语言表达的风格习惯和特点等），或是不和领导的“口味”那么，即使写得再好，也终究是徒劳无功，白费力气。因此，综合文稿的写作，必须把准确领会和体现领导意图尤其是工作意图作为起草工作的切入点和先决条件，否则，难以使领导满意。可以说，把握了领导的意图，就等于是把握住了文稿的“要旨”、基调，把握住了行文的重点和方向、文稿起草工作也就成功了一半。当然，工作中，领导意图的体现或把握有着许多不确定的因素，会出现诸多“难点”、“疑”甚至“盲点”。比如：有时领导只是简单的提出一两个问题，或只是粗略的交代几句话，更多的是需要我们去做大量的揣摩、延伸、拓展、补充、细化和完善等等“拾遗补缺”工作，才能使之明细化、条理化、系统化。现实工作中有时还常会遇到“上午给题目，下午要文稿”或是领导授意不清等“意外”情况。这就需要我们凭借经验与以灵活把握或机动处理。这种把握和处理，显然离不开平时工作中的细心观察、体验、领悟，以及相关经验的积累。我个人感受较深的是，做好领导意图把握工作，也有一个“磨合”的过程，其关键点在于要在“三个不断”上下功夫，即：一是要不断了解领导，重点了解其理论素思想内涵、决策工作取向；二是要不断适应领导，重点适应其思维特征、性格特点、语言习惯；三是要不断学习领导、重点学习其领导艺术、道德品质、人格魅力。只有通过这种有意思的了解，适应和学习，才能使自己的思维理念与领导形成“合拍共振”在文稿起草时产生潜移默化的作用，促进文稿内容与领导“意图”的有效对接，并在文稿中充分体现出领导的风格特点，实现准确表达领导“意图”的目的。

二、核心点：充分占有材料。

文稿质量水平的高低不在于文字的堆砌，而在于对问题的研究分析和对观点的概况提炼，在于对材料的合理取舍与运用。实践证明，挖取主题、亮明观点、阐明要以，必须以事实为依据，既要体现上级精神又要切合当地的实际；既要源于实践又要高出与实践；既能引经论典又有具体实例。如此，才能使文稿言之有理、言之有物、言之有据、深入浅出，富有境界和张力，发挥出它的功能作用，最终达到推动工作的目的。而这一切，都必须建立在充分占有材料的基础之上。古人说：“老于读书，谕于作文”。我个人认为从事综合文稿写作其实也是“七分想（看），三分写”。因为综合文稿主要形成“构件”就是情况和材料，不去看、不去想、不去“消化”，就无从“下笔”。另外，从我国应用文体的起源和发展过程来看，也可以说明这一点。古代的应用文本来是起于“言事”，但后来人们在使用过程中发现，孤立的言事有时还不足以解决问题，因此要晓之以“理”；而光有“理”也是也不行，还必须再诉之以“情”。所以，人们通常“事、理（义）、情”称为应用文的三个基本要素。在对它们的使用上，主要视“言事”的具体方位和需要而定。就综合文稿而言，“事、理（义）、情”实际上就蕴含在各种各样的情况和材料之中。也就是说，能客观反映事物发展归路和揭示事物发展本质的种种“情况”和“材料”，就是写作综合文稿不可或缺的“构件”。在工作中，我们每次接到文稿起草任务时，第一项工作就是要大量搜集材料，了解实际情况，落实有关数据，尽量大可能的在最短的时间内收集到与领导意图有关的第一手材料和实际情况，然后要尽最大可能的把方方面面、上上下下的情况“吃深”、“吃透”，这样，文稿起草起来才会感到得心应手。否则，就会陷入“巧妇难做无米之炊”的尴尬境地，纵使你有天大的本事也没用。初学文稿写作的同志拟稿前常常会感到“没有什么可写的”、“不知从何写起”，恐怕也真是不明白或不重视对材料收集、占有和取舍、运用的道理。“充分占有材料”，仅是针对单篇文稿起草情况而言。对从事综合文字工作的同志来说，还必须熟悉方方面面的情况，识“大体”、讲“见识”、饱“学养”。也就是既要“同上情”、“懂外交”，及时了解掌握上级的大政方针政策和重大决策部署，周边地区以及兄弟单位的发展态势；又要“熟内情”、“知下情”，对本地、本部门或单位的新情况、存在问题以及新经验、新做法等等心中有数。如此，文稿起草工作才能免去“巧妇难做无米之炊”之难和“没有什么可写的”、“不知从何写起”之感。

三、根本点：认真谋篇布局。

写文章，最关键的思路清晰、布局合理。任何一种文体，科学的做法就是在写作前先把要表达的观点和意图想好，把要表达要点和内容想到，这就是所谓的“酝酿”、“构思”、“谋篇”与“布局”。我个人的体会是综

合文稿写作，动笔前拟列一份提纲既很重要，也很“管用”，不失为一种有效的好办法，能解决不少实际问题，免除许多“劳心”、“劳累”之苦；特别是能较好地化解文稿写作中令人头疼的“程序与效率”这一矛盾，有效提高文稿的成功率、质量和效率。这是因为在现实工作中，综合文稿起草不但是“个人创作”，经常还需要集体参与、分块写作或有别人提供材料，有时干脆是委托部门代笔，因此前前后后会涉及到很多“中间环节”问题和不确定因素，比如材料的收集、补充、综合、替换、修改、深化、等等。在这种情况下，拟一份相对完整的提纲，事前分别交给领导审阅或相关人员讨论，就能产生“磨刀不误砍柴工”的功效，避免重头再来的危险。这是撰写“大块头”的文稿（比如工作总结、大型会议材料等等）尤须注意的，也是惯用的办法。如果时间或条件允许，提纲拟的越细、越实、越到位越好，以便材料收集整理、文字的组织加工和综合利用等实际操作。对于从事综合文稿写作的同志而言，学会拟列提纲，我认为是十分必要的；养成拟写提纲的习惯，也将受益多多。它好比是人体的“骨骼”、房屋的“框架”、运行的“航线”、指向的“路标”，也可以说是一张规划设计“蓝图”。有了这张“蓝图”只要按科学的方法去“备料”、“施工”、“装饰”就可以了。有时候，一篇好提纲，再加几份配套材料和数据资料，就可供领导作为讲话稿使用，这无论是在日常工作中，还是时间紧迫的时候都很管用，可以解决许多“燃眉之急”和被动应付等尴尬之事。一般来讲，提纲拟列，根据不同的使用需求，有粗纲、细纲和粗细纲结合三种。粗钢，也就是只简略标出所要写（或说）的内容的层次段落大意和相互间的大致关系即可；细纲，则除粗钢所标内容外，还要标出开头结尾、过度照应、分点内容、段落层次的安排处理等。通常情况下，提纲拟列会采用粗细相结合的办法，使用也相对比较灵活，因时因事和因个人习惯而定，只为"实用"，不必太过苛求什么固定模式。

四、支撑点：日常勤学积累。

勤学是能力之源，思考是谋事之基，而积累则是成事之道。知识要靠学习积累，思想要靠思考积累。干工作往往是厚积薄发，搞综合文字工作尤其如此。古人说：“积学以储宝，酌理以富才”对于办公室文字工作者来说，必要的知识，资料和经验的积累和储备是十分重要的。我们常说，从事办公室文字工作的同志要“有事能干，无事能思”，“思”实际上是：“学”与“干”的一个部分；又说，文秘人员要具备一定的“文字功底”，这种文字功底虽然表面上指文字的组织、综合、概括与表达能力，实质上更是有各种“见识”、“学养”或是“学问”和“技能”等支撑起来的。根据我个人的体会，文稿起草是一些学问和技能，不完全是从教科书上就能学到的也不是通过大学中文系就可以直接培养出来的，有许多是需要通过实践工作不断总结摸索才能培养锻炼出来的，是长期实践经验积累的结果。因此，勤于学习，善于积累，是从事综合文字工作的同志必须养成的良好习惯。如何学习积累，知名记者邓拓先生曾打过一个生动的比喻。他说：“你看农民出门，

总顺手带个粪筐，见粪就捡，成为习惯。专门出门捡粪，倒不一定能捡很多。但养成了随手捡粪的习惯，自然就会积少成多。积累知识（资料），也要有农民积肥的尽头……古今中外有学问的人，有成就的人，总是十分注意积累。知识是积累起来的，经验也是积累起来的，没有积累，就什么也谈不上。”这正说明学习积累对于从事写作的同志的重要性。比如我们前面提到的要重视领导意图把握问题，材料收集占有问题，文稿的谋篇布局问题，以及事关文稿质量的修改润色等等问题，也都离不开日常的勤学积累、总结领悟。从综合文字工作的角度来看，学习积累，一是知识的积累，二是资料的积累，三是经验的积累。三方面的积累层次当然能做到越宽、越厚越好、越能靠近“博学而不穷”的程度越好。脑子里装的东西越多，肚子里装的“货色”越多，那么你“综合”的本钱也就越大，能力也就越强，水平也就越高。总之，综合文字工作是一项长期的艰苦复杂的脑力劳动，涉及到方方面面的能力，素质与修养，不是靠简单看了几篇“写作要诀”之类的文字就能写好得，还必须依靠自己的勤学积累。正所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”

抓点??牵线??成面??不断提高党委办公室工作水平

近年来，万州区委办公室坚持“三个围绕”（围绕中心工作转，围绕领导转，围绕主要领导抓中心工作转），咬定?“三个目标”（办文零毛病、办会零失误、办事零差错），重严、求真、务实，政务服务水平不断提高。在2003年141个区级部门工作质量、服务态度综合测评中获得好成绩，被重庆市委办公厅评为2003年度督查工作先进集体、信息工作先进集体和工作经验交流第一名。我们的主要做法是：抓点、牵线、成面。`

????一、抓点

????我们抓重点带一般，把办重点文、办重点会、办重点事作为政务服务工作的重中之重。 ????（一）强化精品意识，办好重点文。我们始终坚持“两手抓”：一手抓好文稿起草工作。身在兵位、胸为帅谋，既注重“文以载道”，严把政策关，克服文稿“硬伤”；又讲究“成文之法”，严把文字关，避免文稿“软伤”，综合文稿思路清、高度够、表达准、特点明。另一手抓好公文运转工作。严格公文运转程序，确保公文运行规范有序、高效无误。

????（二）强化精细意识，办好重点会。会前部署周密细致，会中服务确保万无一失，会后工作注重落实。对党代会、区委全委会、区委工作会议等会议，从议题确定、材料准备、会议纪要和督查落实等重要环节都有具体的服务细则。我们的会务组织工作得到了区委领导的肯定和全区上下的好评。同时，实行会议活动报批制度，确保重点会议，大幅度精简可开可不开的会议，尽量减少领导陪会，让领导腾出更多的时间和精力抓大事、议大事、谋全局。

????（三）强化精当意识，办好重点事。一是抓信息工作，当好“耳目”。我们及时、准确、全面、真实反映社情民意和重要信息，为区委决策提供了有益参考，在2003年全市党委办公室系统信息工作考评中，我办由2002年的后列跃到了前列。二是抓调研工作，当好“助手”。围绕区委的工作重点、领导关注的焦点和群众反映的热点问题，进行调查研究，为区委领导提出合理化建议。三是抓督查督办，当好“钦差”。唱响“布置工作+不检查=0”、“开会+不落实=0”、“抓住不落实的事+追究不落实的人=落实”三个公式，督重点、查大事，确保重大决策部署贯彻落实。四是抓后勤保障，当好“管家”。狠抓机关日常管理和财务管理，注重改善办公条件，推进办公现代化。着力改善生活条件，提高职工福利待遇。五是抓政务接待，当好“窗口”。始终把接待服务视为第一

窗口，严谨细实，精心组织，成功完成了党和国家领导人到万州视察的接待任务，并被市人事局、市级机关事务管理局评为“重庆市机关事务与接待工作先进集体”。

????二、牵线

????我们不断完善政务服务机制，实行线性运转，收到了明显实效。

????（一）定事定法，牵好工作线。我们把办公室工作视为“生产线”，按照工作流程链条式推进。一是办会流程清晰化。从会议方案准备到会议精神落实全过程的每个环节，我们都编制了一张流程图，每个环节都明确专人负责，分清责任。二是办文流程制度化。明确办文的各个环节、责任领导、责任科室，击鼓传花，流水作业。三是办事流程规范化。对调查研究、督查督办、领导交办事项、政务接待、财物管理、政务值班、机要保密等日常工作，都建立了规章制度，使每一项工作不断档、不脱节、无死角、无盲区。

???（二）定人定责，牵好责任线。一是硬化岗位责任制。进一步完善办公室领导、科长、科员等岗位职责，各司其职，各负其责。二是创建双线责任制。对重要接待任务和大型会议活动，建立了相关部门主要领导为定点定事牵头负责人、办公室领导为定点定事指导负责人的双线责任制，确保每项重点工作有人做、有人查，责任到人，落实到位。三是实行错情追究制。对工作线上出现的差错和失误，制定责任追究办法，谁出了问题谁就承担相应的责任。

???（三）定奖定惩，牵好督导线。一是健全完善督查网络。在区、开发区、区级各部门、乡镇（街道）设置专兼职机构，配备专兼职工作人员，创造条件，让督查人员有位、有为、有威。二是创新督查方式。对重大督查事项，区委督查室、区政府督查室和组织人事、纪检监察部门组建“三位一体”督查工作机制，代表区委、区政府进行专项督查。三是坚持督导结合。对落实不力的工作，注重指导，促其整改。

?? ?三、成面

? ??党委办公室工作涉及方方面面，秘书长（办公室主任）处在宏观面，副秘书长（副主任）处在中观面，各科室处在微观面。

???（一）宏观面统得起。对办公室而言，秘书长（主任）是“帅”，要统得起。秘书长必须勤于学习，勇于实践，善于总结，情况要明，头脑要灵，对全局和重点工作不但要“知其然”，更要“知其所以然”。我们建立一系列制度，确保了秘书长把主要精力放在抓重点文、重点会、重点事上，做到了大事不误、小事不漏，区委集体决策在每个方面都得到了有效贯彻。

???（二）中观面领得起。办公室副职是“将”，我们充分发挥办公室副职的作用，让中观面领得起。一位办公室副职对应服务一位区委副书记，既要负责文字审核把关工作，又要负责事务性服务工作。各位副职服从于领导、服从于中心、服从于大局，站在秘书长（主任）的角度，独挡一面，开拓创新，想领导之所想、急领导之所急、谋领导之所谋，切实领起了自己所联系协调方面的工作。

???（三）微观面顶得起。办公室中层干部和工作人员是“兵”，是办公室抓落实的基础。我们坚持以人为本，加强思想政治建设、服务能力建设、作风建设和制度建设，全办干部职工把办公室工作当作事业做，当作艺术做，做到了“四知”：学习上知短，政治上知恩，工作上知责，待遇上知足。?

????我们对办公室工作的深刻体会有两句话：差错是进步之母，少出差错就是进步；批评是表扬之父，不挨批评就是表扬。办公室工作永无止境，我们一定要始终保持蓬勃朝气、昂扬锐气和浩然正气，努力实现“在全市争一流、在全区争第一”的奋斗目标。