档案室管理规划自查报告

第一篇：档案室管理规划自查报告

市档案局：

我社于12月通过复查验收为省一级规范化档案室以来，进一步加强了对机关档案工作的重视和领导。在工作中，严格按照省一级规范化档案室的要求，组织机构健全，人员配置合理，有专人负责档案管理工作，档案室硬件设备齐全。起，开始采用“兰光软件”升级版著录文件，提升了档案信息化管理水平，制定了档案工作的一系列规章制度，提高了档案的利用率，推进了供销社的档案工作规范化、制度化、标准化的建设进程。现将自查情况报告如下：

一、加强机构建设和组织管理

加强档案管理组织机构建设，对档案实施有效的组织管理。一是将档案工作列入目标管理内容之一。做到了档案工作与其他业务工作同安排、同布置、同检查。二是档案管理机构健全。成立了由市社主任罗永平同志任组长，副主任陈显贵任副组长办公室相关人员组成的档案管理领导组，做到统一领导、统一机构、统一制度。三是档案工作制度健全。在工作中严格执行档案工作的相关制度和有关法律、法规，做到了按照制度和规范办事。四是自觉接受市档案局的监督和指导。在每年的档案整理工作中，均请市档案局业务指导科派员对我机关和直属企业的档案归档工作进行指导，使我社的档案归档整理工作得以高质量的完成。五是对下属的5个直属企业的文书档案加强监督，进行统一装订，确保了企业文书档案的整理完整、准确。

二、切实搞好档案制度建设

一是加强了市社机关档案管理制度建设。制订了《市供销社文书档案管理岗位责任制》、《市供销社档案工作人员岗位责任制》、《市供销社档案管理制度》、《市供销社档案保密制度》、《市供销社文书档案立卷归档制度》、《市供销社档案查借阅制度》等6个档案管理制度。二是重新确定了《泸州市供销社文件材料归档范围和档案保管期限表》，并按照保管期限表规范整理文件资料。

三、重视档案基础设施建设

我社档案室设施健全完整，专门设立了二间规范化档案室，购置了16组能存放20年以上档案资料的档案柜，建立了档案查阅室，安装了空调、除湿机、碎纸机、防磁柜等设施，达到了省一级规范档案室的标准。

四、强化档案业务建设

在档案工作业务建设中，我社对单位的重要文件严格把关，从文件起草、印发到文件的归档整理都严格按照要求。一是坚持在文件的书写中，按照要求使用规定的书写材料，以适应档案的长期保存;二是单位的收发文实行两套制保存;三是在档案的整理、分类、排列过程中，按照《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》的要求，全宗卷的整理符合规范。

五、继续完善机关档案管理

一是在档案室内设有档案资料存放示意图，档案柜架排列规范整齐，柜架上有明显的指引标志。二是经常使用除湿机进行除湿，保持了档案的温湿度符合国家的规定。三是定期对档案室进行检查，并做好了检查记录。四是建立了各类统计台帐，真实而全面地反映了市社机关档案的档存情况，且数字准确，帐实相符。同时在工作中，能真实准确地填报各类数字报表。五是认真开展了档案的鉴定销毁工作，对历年来需要销毁的文件进行了清理，对带有秘级且需要销毁的文件进行了登统，并进行了妥善的保管。

六、切实抓好档案开发利用

一是机关有专人负责对机关大事记的撰写。每年的大事记记录均规范完整。二是编有各种门类和载体的案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。三是根据机关业务工作的需要，编有相关的参考资料和专题概要等编研资料。四是加强了机关档案的利用工作，近三年来，机关查阅各类档案资料人员比较多，主要是涉及企业改制解体、房改等有关民生方面的问题。五是对机关档案借阅有专门的登记，并对档案的利用工作开展情况编有专门的利用效果分析和定期分析材料，有效地提高档案的利用效率。

总之，我社在档案工作中，严格按照省一级规范化档案室的管理要求和机关档案目标管理的要求，切实地开展好各项工作，经自查，符合省一级规范化档案室的标准。

第二篇：林业局关于档案室标准化管理测评的自查报告

**市林业局

关于档案室标准化管理测评的自查报告

一、**市林业局简介

**市林业局于2014年3月，由事业单位转入行政单位，纳入政府序列。主要负责宣传、贯彻执行党和国家有关林业的法律、法规和方针、政策；研究制定地方性林业政策法规；并组织贯彻实施。负责我市集体林权林地范围内的森林资源调查、管理工作。组织实施全市植树造林、国土绿化和地方各类林业基地、工程项目建设；负责管理监督全市木材运输、加工和经营。负责林业行政执法及监督检查工作，严厉打击破坏森林资源和野生动物资源的违法犯罪活动。指导监督和组织全市森林防火工作。领导职数局长*人，副局长*人。编制的直属事业单位有******。内设有**、**科、**科、**科、**科、**科、**科。人员编制*人。

2014年是“十二五”发展规划关键之年，也是我市作为***的重要之年。为推动我市的经济发展，提高全市国民经济总产值，今年，我局在完成日常工作任务的基础上，着力推进几大重点项目工程的建设，主要有*项目，*项目，*建设，*建设。同时，将组织加大森林防火工作力度，努力实现年度无重大森林火灾的目标。还将根据

省林业厅林改配套改革总体部署，结合我市实际，研究相关配套改革措施，为林业发展提供政策支持。

二、机关档案工作基本情况

为把档案管理工作纳入规范化、制度化、法制化和现代化的管理轨道，我局在档案局的指导下深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》，全局上下共同努力，做到对档案进行规范化，科学化，标准化管理。

目前，我局馆藏档案*个门类，共计*卷。其中，文书档案*卷（永久*卷，长期*卷，短期*卷），会计档案*卷。档案上限至*年（*前形成的文书档案已移交市档案局）。

我局领导对档案工作一直非常重视，将机关档案管理列入年度工作计划，并列入各科室年度工作考核。在各级领导的重视和档案工作人员的共同努力下，切实解决了档案工作中存在的实际问题，使我局档案工作取得了长足发展，管理条件得到了极大改善，档案门类及数量不断增加，设施设备不断更新，为查询档案提供了方便，为领导决策提供了依据。

二、档案管理工作自检评分情况

按照《关于开展全市机关档案标准化管理测评的通知》要求，根据《吉林省机关档案工作规范化管理测评细则》，我局对档案管理工作开展了自检自查。经过严格

地对照测评细则检查，目前局机关档案管理工作自检评分*分，基本上达到了标准档案室的要求。为能更好的顺利通过全市机关档案室标准化管理测评，我局做出了以下几方面的努力。

（一）加强领导，健全组织体系建设

根据要求，我局成立了档案管理工作领导小组，由局长任组长，主管副局长任副组长，其他各科室科长为成员。领导小组下设办公室，主任由办公室主任担任，全面负责档案管理测评工作，并安排有档案知识的3名骨干力量为成员协助开展工作。经多次召开档案管理工作领导小组会、档案员会研究部署，我局档案管理工作、设备准备工作有序开展。

（二）加大投入，做好基础设施建设

*年，我局先后加大投入力度，对档案室的硬件设备进行了升级改造。设置了专用档案室，优化了办公环境，同时还配备了专门的电脑、打印机、扫描仪，并且安装了档案管理系统软件，提高了档案管理工作效率。其次，档案库房添置了防盗门、防护栏、灭火器、干燥剂、杀虫剂等设备，已达到标准化管理的要求。

（三）依法治档，规范档案管理程序

深刻认识和理解相关法律、法规是做好档案工作的重要依据和准则。我局每年在开展档案管理工作的同时，

结合工作实际按时进行保密法律知识教育，让档案管理员明确自己既是档案管理者，也是保密工作者，为把依法治档落到实处。我们严格办事程序，健全各项手续，多年来没有出现任何失密、泄密和丢失档案的责任事故。

（四）加强培训，提高管理人员素质

实现档案管理的规范化、标准化、制度化和现代化，需要一支高素质的档案管理干部队伍。我局为确保档案管理质量，始终把档案管理队伍建设放在重要位置上来抓，安排专职人员负责档案管理工作，并且按时参加市里举办的档案管理业务知识培训班。在遇有人员变动的情况时，严格按照规范要求，认真做好交接工作，从而形成了一支业务熟练、工作踏实的档案管理队伍。

档案室标准化管理测评工作不仅是对我们档案工作的一次考核，也是对档案管理人员自身素质及单位软实力的一次考核。经过此次测评准备工作，我们充分认识到，我市档案局领导给予的指导和帮助是档案升级工作顺利完成的重要保证；我局领导的大力支持是我们做好档案工作的前提；各科室的协调配合、档案室成员的辛勤工作是确保档案管理升级的关键所在。

我们将认真做好机关档案管理工作，充分发挥档案管理作用，不断追求更高的目标，自觉接受上级部门的监督，使我局的档案管理工作再上一个新台阶。

**市林业局

二〇一四年三月十四日

第三篇：xx乡创建“省二级”档案室自查报告

xxxx乡人民政府

关于档案工作规范化管理创建“省二级”标准的

自 查 报 告

xx县档案局：

我乡档案工作在县委、县府的领导下，在县档案局的具体业务指导和关心支持下，按照年初县下达的档案工作规范化管理的目标任务要求，认真研究、制定方案、落实任务，到目前为止，此项工作已达到了“省二级”标准，现将我乡档案工作规范化管理自查情况报告如下，并请考评组给予审查验收。

一、基本情况

我乡有xx个村，xx个社，人口xxxx人。政府机关有xx个办公室，xx个中心，县派驻我乡的部门有xx个，学校xx间，其中村小xx间，政府机关档案室有xx个，其中政府机关综合档案室x个，部门档案室计生办、财政所各x个。xxxx年以后形成的各种门类和不同载体的档案、资料共xxxx卷、件、盒，其中2014年前文书档案xx卷、盒（永久xx卷、盒；长期xx卷、盒；短期xx卷、盒），2014至2014年文书档案xxxx件（永久xx件；长期xx件；短期xx件），会计档案xx卷、盒（报表xx卷；帐薄xx盒；凭证xx盒），婚姻档案xx件（结婚类xx件；补证类xx件）。

二、工作开展情况

（一）加强领导，明确责任，健全管理体制，强化档案管理。 乡党委、政府成立了以乡党委副书记xx为组长，人大主席xx、副乡长xx为副组长，各办各中心主任为成员的档案管理工

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作领导组，领导组下设办公室，办公室由xx、xx二同志负责具体业务工作。

党委政府年初将档案工作列入党委、政府议事日程，专题开会解决档案工作中的具体问题。

档案管理工作全乡实行五统一，即统一领导、统一管理、统一机构、统一标准、统一制度。

档案管理人员严格按照上级要求配备文化素质过硬，责任心强，有敬业精神的同志负责。

目前档案具体管理人员x名是xx文化程度，初步形成较为完善的管理网络。

（二）严格管理措施。建立健全管理制度，规范档案管理。 乡党委、政府按照要求，建立健全了档案借阅查阅制度、档案保密制度、档案管理制度、档案鉴定制度、档案统计制度、资料收集制度。明确了档案人员职责，并将各项制度公示上墙，严格档案进出关。对档案的查阅、复印资料等实行规范化管理。

三、加强硬件设施建设

（一）按照标准设置库房，现有档案专用档案室x间，共计xx平方米，能容纳xx年的档案资料。档案室设在3楼，无其他易燃物和杂物，便于保管、保密和安全。

（二）设备完善、确保档案管理规范、安全。档案室防火、防潮、防虫和防光设备齐全，便于科学管理档案室，现有档案柜xx个，除现有档案外，还可以容纳xx年的档案。

四、加强业务建设，不断提高管理水平

（一）收集整理，立卷归档

我乡严格按照档案局的相关规定，结合我乡实际制定了各类档案分类大纲和归档范围及档案保管期限表，并印发各办公室学习，做到了严格要求，严格管理，并对档案中存在的问题进行通报并要求限期整改，严把质量关。各人保管的资料务必按要求的时间移交档案室，严禁拒交、散交、损毁等不良现象发生。

我乡组织力量在县档案局的指导下，从xx月开始将现有全部档案进行彻底清理，按类别、年度、编号顺序重新登记造册。从1977年1月起至2014年12月止，共形成文书档案xx卷、件、盒，其中2014年前文书档案xx卷、盒（永久xx卷、盒；长期xx卷、盒；短期xx卷、盒），2014至2014年文书档案xx件（永久xx件；长期xx件；短期xx件），会计档案xx卷、盒（报表xx卷；帐薄xx盒；凭证xx盒），婚姻档案xx件（结婚类xx件；补证类xx件）。

（二）精心保管，加强保护

乡党委、政府对档案保护工作高度重视，档案室按要求安装了温湿度计、除湿机、避光窗帘、防虫药等设施，管理人员每天巡视，坚持每日测记，随时掌握情况，采取相应措施并向领导报告。建立各种档案台帐，做到了账实相符。

五、加强档案开发利用，充分发挥档案在经济和社会事业发展以及社会稳定中的作用。

档案管理的目的在于档案的利用，在于充分发挥档案的功能，变死档案为活档案，我乡档案管理人员在档案利用工作上做到了热情服务，及时有效。不仅满足了本机关工作的需要，还为社会各界各部门提供服务，有效解决了不少矛盾纠纷，特别是婚

姻登记等方面的。为了更加快捷方便地查阅档案，档案管理人员分别编制了各类档案检索工具，即文书档案永久目录，长期目录，短期目录、归档文件目录，会计凭证目录，报表目录，账簿目录，并装订成册。

编研工作是档案管理工作的重要组成部分，也是一项主要任务，为使档案更好地为领导科学决策各项工作服务。xx年以来，我乡编制成了“xxxx乡机关大事记”、“xxxx乡组织机构沿革”、“xx县xxxx乡档案全宗介绍”等资料。

六、存在的问题及今后工作目标

我乡档案管理工作虽然取得了一定成绩，但也存在硬件设施不够完善，人员业务水平有待提高，许多资料还需继续挖掘、收集、整理、归档，村级档案加强规范管理等问题，因此，乡党委、政府将进一步努力在县档案局的指导下，在硬件设施建设、软件资料规范上下工夫，力争晋升省一级目标。

xxxxx年xx月xx日

第四篇：建设五星级综合档案室工作自检自查报告

建设五星级综合档案室工作自检自查报告

各位领导、各位评审员：

档案工作在社区各项事务中的突出作用越来越显重要，我社区历来重视此项工作，九十年代初就在全市的社区中率先建起了社区级档案室（当时的办事处档案室）。

此次市新农办、市档案局和街道办事处又把我社区作为全市“五星级”档案室创建的试点，更进一步促进了我居委会的档案工作。在本次创建中，我社区按要求又配置了电脑、标准档案柜等硬件设施，完善了档案目标管理的要求和条件，建立了工作班子，并在市档案局的大力支持、指导和直接参与下，通过近三个月的共同努力，最终完成了我社区“五星级”档案室创建的各项工作任务，现就整个创建情况向各位领导和评审员作如下自检汇报：

一、管理体制

（一）组织领导

为了提高对档案工作重要性和必要性的认识，组织居委会全体人员学习了《档案法》和《家庭建档实用手册》等学习材料以及相关档案工作的法律法规及政策，并把五星级综合档案室建设纳入年度工作计划组织实施。同时，要求全体人员支持配合好本次档案创建工作，积极参与文件资料的收集、整理、立卷归档、微机录入等各项工作，明确了工作职责和具体任务，建立居委会档案管理体制，并制定了工作职责及各项档案管理措施，做到了职责落实、分工明确。为保证我社区建设五星级综合档案室达标工作顺利进行，在经费方面积极争取并得到了市新农办及街道办事处的大力支持，从而保证了各项工作的正常有序进行。

（二）机构人员

为保证本次创建工作的正常开展，居委会明确了具有一定档案管理经验的副主任一名专职负责此项工作，同时抽调了电脑操作熟练和责任心较强的两名同志协助本次的创建

工作。为圆满完成创建任务奠定了坚实的基础。

（三）制度措施

在市档案局的指导下，我社区在本次的创建过程中，先后制定和完善了《档案主管领导工作职责》、《档案工作人员岗位职责》、《公文处理制度》、《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案查、借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》和《电子文件、电子档案管理办法》等九个档案管理的基本规章制度，并将其纳入了我社区全体工作人员的岗位目标责任制。

此项标准分35分，自检35分。

二、基础设施

（一）档案保管做到了完整和安全

本次经收集、整理后所形成的档案分别有文书、会计、科技、声像、实物、电子和图书等七大类，涵盖了我居委会各个领域的每一项工作，应该说档案资料基本达到了齐全和完整。

（二）经费保障

本次创建过程中，综合档案室购置电脑、打印机、档案柜及支付外聘人员误工合计近50000元，除草铺街道办和档案局扶持的20140元外，不足部分均是居委会自行承担。

（三）档案室设置

在原来基础上，我们又按照上级要求在档案室加装了防盗栏，并将与档案无关的物品全部搬走。

此项标准分20分，自检分为20分。

三、业务建设

（一）设施设备

综合档案室配备了电脑、打印机、照相机和一台，铁质档案柜6组、温湿度计、灭火器、电风扇等档案整理所需的各类工具，符合防火、防盗、防光、防潮、防高温、防尘、防霉、防虫、防鼠等要求，各类档案卷壳和档案用品均符合相关标准。实现了档案的微机管理。

（二）档案收集与整理

按照档案管理的要求，我社区在市档案局的领导和指导

帮助下，对各类档案资料进行了认真收集、清理，共整理文书、会计、设备、实物、电子等各门类、载体的档案资料344盒（卷），档案案卷封面全部用微机打印，案卷装订整齐美观，分类准确，排放有序，方法统一，质量符合档案管理的要求，对重复和不需要立卷归档的文件材料逐件登记造册，并严格按照规定进行封存或销毁，现无积存零散文件，完成了档案微机录入的各项编目工作，编有案卷目录、卷内文件目录（一式三套），建立了全宗卷。

（三）档案保管与安全保密

科学管理归档入柜的档案资料，箱内配有防虫、防霉药片，坚持定期对库房进行温湿度测控，确保了档案无霉变、无褪色、无尘污、无破损及无虫蛀鼠咬的现象，保证了档案的安全、整洁、卫生和完好。我社区还按要求成立了档案保密工作领导小组，建立了相应的档案保密制度，开展经常性的保密教育和检查，并严格实行档案管理专用电脑制度，有效地防止了档案遗失和泄密现象的发生。

（四）档案鉴定、移交和统计

根据国家有关规定，对归档入柜的档案严格划分保管期限，做到保管期限划分准确合理，完善档案销毁手续，建立了档案资料的统计台帐。

此项标准分70分，自检分为68分；由于时间跨度大等原因，党总支的部份工作资料未能收齐，再就是各社区小组一般性的会议记录收集、保存还也不全面，为此，我们自检扣2分。

四、开发利用

（一）档案信息化

根据工作实际需要，档案室已配备了微机和打印机，建立了档案管理应用系统，初步实现了档案从收集、整理、编目到统计、借阅和利用等功能。

（二）档案编目和检索

编制了各门类档案案卷目录，编有专题索引等检索工具，并已完成对室藏全部文书档案录入微机进行管理，能方便、快捷、准确的查阅各类档案、资料。

（三）档案利用服务

档案人员熟悉档案工作，认真负责、积极主动、热情耐心接待查阅档案人员，主动提供档案信息资料，坚持做好档案查、借阅登记，为本社区及相关部门做好各项业务工作提供了有效快捷的服务，并收到良好的效果。

此项标准分15分，自检15分。

五、家庭档案建设

家庭档案建设是档案管理工作中的一项新的工作和内容，为积极开展好我居委会家庭档案建档工作，我们组织居委会全体人员学习了《家庭档案手册》，要求从书记到普通工作人员都要严格按照家庭档案建档方法，结合自己家庭的情况建立家庭档案。由于措施到位，使居委会6名干部全部建立起了家庭档案，建档率达100%。

此项标准分10分，自检分10分。

以上五项标准分150分，经我社区创建领导小组认真对照检查，自检分148分，已达到了“云南省居委会五星级综合档案室”建设标准，对于工作中的不足还请检查验收的领导及各位评委给我们提出批评和建议，以便我们在今后的工作中加以克服和避免，共同促进我们社区级档案工作的健康有序发展。

此致

麒麟社区居委会

二○一一年八月二十五日

第五篇：档案室管理制度

档案室管理制度

为了加强本校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化，全面提高档案管理水平，有效地为教育事业和各项工作服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》的有关规定，结合本校的具体情况，特制定本制度。

档案工作管理体制

1、档案工作实行统一领导，分级管理的原则。本校在公务活动中形成的具有保存价值的全部档案均由本校综合档案室集中统一管理。

2、加强对档案工作的领导，明确分管校长，并列入议事日程。办公室由主任具体分工主管档案工作。

3、建立健全档案管理网络，由各部门配备专职档案人员，业务上受档案室指导并配合检查。

4、本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

档案工作基本任务

1、集中统一管理本校在工作活动中形成的、除人事档案外的各种门类载体的全部档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

2、指导、检查、督促文件的形成、积累、整理、归档工作。

3、制订档案工作计划和管理规定。

4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

档案收集制度

应当归档的文件材料，必须由各部门兼职档案员收集齐全，分类整理，编制移交清单，按规定时间移交学校综合档案室集中管理，任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。

1、日常工作中形成的应归档的文件材料，各部门一律在次年的第一季度内整理完毕，向档案室移交。文书档案应在第二年的六月底以前完成归档工作；教学档案应在第二学年的九月底以前完成归档工作。

2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时，经办部门应将归档材料组成保管单位，经负责人审定后向档案室移交。

3、一次专题会议、一次活动结束后，应及时将归档文件材料向档案室移交。

4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，获得的文件材料在一个月内向档案室移交。

5、会计文件材料，一般次年的第一季度由财会人员完成整理立卷，在财务部门保存一年后向档案室移交。

6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地点、内容和作者，应及时向档案室移交。

档案整理制度

档案室在接收到各部门档案材料后，要按照本校《学校档案分类方案》和《学校档案档号编制方法》的有关要求，分类整理，并编制归档文件目录、案卷目录等。

1、文书档案实行以件为单位进行整理归档，应当按照《归档文件整理规则》的有关要求整理编目。

2、教学档案实行以卷为单位进行整理归档，应当按照《机关档案工作业务建设规范》的有关要求整理编目。

3、会计档案按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》的有关要求整理编目。

4、基建、设备、科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关要求整理编目。

5、照片档案按照《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。

6、录音、录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》的有关要求整理编目。

7、计算计光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按《电子文件归档管理规范》的有关要求整理编目。

8、实物档案包括各种荣誉奖品的、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制目录。

档案保管制度

1、档案员每季度要对库房档案管理状况进行一次全面检查，发现问题要及时向分管主任汇报，并采取有效措施，保证档案的安全。

2、库房做到防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温，室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品，杜绝有害气体和物理污染窜入室内。

3、做好库房温、湿度记录，定期进行，发现超过规定的温、湿度时，要及时采取降温、降湿措施。

4、对胶片、照片、录音带、录像带等采取特制的装具进行保管。

5、定期打扫库房卫生，做到窗明地净，箱柜无灰尘，，室内无蛛网，橱柜架排列有序。

6、下班前认真检查门窗，切断库房电源，保证档案的安全。

档案保密制度

1、加强保密教育，认真学习贯彻《保密法》，充分认识档案工作的重要性、机要性，自觉保守党和国家的机密。

2、健全保密制度，严格遵守接待、保管、安全、保卫等有关保密规定，杜绝工作差错。

3、开展保密检查，定期对室藏档案资料进行检查，发现泄密事件及时追查，并报告领导及有关部门。

4、严格调阅制度，健全借阅手续。凡外地、外来单位来查阅档案者，须持单位介绍信，严禁将档案带出阅档室。

5、不得让无关人员随意进入档案库房。

6、无保存价值的档案资料及文件材料，严格办理销毁审批手续，统一送市保密回收站销毁。

7、凡违反保密规定造成损失的，根据情节轻重给予相应处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。

档案利用制度

1、档案人员熟悉室藏档案情况和主动了解学校各项工作对利用档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。

2、档案室必须编制《归档文件目录》、《案卷目录》、《全引目录》，并根据利用工作的需要编制专题文件目录（卡片）等检索工具。

3、建立计算机文件级目录数据库，实现计算机管理和检索档案，做到调卷迅速、准确。

4、档案室利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。

5、外单位来档案室借阅档案，应按规定办理借阅手续，在档案室阅览室或指定地点阅档，不得外借。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。

6、本校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案时，一般应在档案室内阅看，不得外借，如特殊情况需外借时，须经分管领导批准，办理登记批准手续，约定归还日期。借阅者不得将案卷转借他人。

7、秘密级档案须经领导批准后方可查阅，阅者对所借档案负有保密和安全责任，并须在档案室阅办，阅后及时归还，不得擅自转借、损坏、拍照或复印。

8、凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制（印），须经档案专管干部审核，确认无误后加盖证明章才能生效。

9、档案利用反馈工作，由利用者或档案人员填写《档案利用效果登记簿》。

档案统计制度

1、档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、面积情况；室藏档案资料的种类和数量情况；档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表、册等形式提示它们的过程、现状和变化。

2、统计数据必须准确可靠，不得马虎草率和弄虚作假。

3、定期、不定期地进行帐物核对，做到帐物相符。

4、建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意积累统计资料。

5、统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。填写时一律用阿拉伯数字书写，字迹工整清晰。

档案鉴定制度

1、根据国家档案局1987年12月4日颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文字档案保管期限表》，结合本校的具体情况，制定本校档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

2、为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行，必须建立档案鉴定工作小组，由校分管档案的领导、档案人员和有关业务部门的代表组成。

3、鉴定应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况以案卷为单位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案，应采取保存从宽，销毁从严；孤本从严，复本从宽的处理方法。

4、对鉴定后需要销毁的档案，必须确认已无价值，经分管领导审批，并报区文教局、档案局后再行销毁。

5、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。

6、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。