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员工劳动关系解除相关工作指引

发布时间:2023-10-27 11:09:55 审核编辑:本站小编下载该Word文档收藏本文

一、工作原则

(一)统筹规划

在实施前需对部门业务和人员进行统筹规划,制定合理的人员优化方案,确保离岗员工平稳过渡,在岗员工团结凝聚。

(二)依法合规

按照国家有关法律法规和公司有关规定开展工作,依法妥善处理劳动关系。实施过程中各项资料、流程、手续均需齐全、完备,做到有理有据、依法合规。

(三)合情合理

在制定过渡计划和赔偿方案时既要以人为本,维护员工权益,也要量入为出,降低公司成本,做到统筹兼顾、合情合理。

二、法律依据

《中华人民共和国劳动合同法》是公司与员工解除劳动合同的法律依据(相关条款详见附件1)。

(一)选择解除方式

用人单位与劳动者可以通过三种方式解除签订的劳动合同,分别为“劳动者主动辞职”、“双方协商一致解除”、“用人单位单方解除”,其中,“用人单位单方解除”又分为“即时解除”、“预告解除”和“裁员解除”三种情形。

用人单位在“劳动者主动辞职”和“双方协商一致解除”的管理实践中面临的风险较小,由于举证责任倒置原则的存在,用人单位在实施“用人单位单方解除”时,往往会面临巨大的现实压力和法律风险。结合我司实际,推荐优先采用“双方协商一致解除”方式(相关协议详见附件2),确有必要的谨慎采用“用人单位单方解除-预告解除”方式(相关协议详见附件3),不建议采用“用人单位单方解除-裁员解除”方式(流程繁琐、举证困难)。

(二)甄选解除对象

劳动合同法对不得解除劳动合同的情形进行了严格规定,包括职业病、医疗期、女职工三期(孕期、产期、哺乳期)等,此类员工不能采用“用人单位单方解除”,只能采用“双方协商一致解除” 的方式。部门应当关注解除对象是否存在上述情形,如违反该禁止性规定解除劳动合同,将构成违法解除。

(三)确定经济补偿

劳动合同法对补偿标准有明确规定:经济补偿按劳动者在本单位工作的年限,每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付。六个月以上不满一年的,按一年计算;不满六个月的,向劳动者支付半个月工资的经济补偿。

劳动者月工资高于用人单位所在直辖市、设区的市级人民政府公布的本地区上年度职工月平均工资三倍的,向其支付经济补偿的标准按职工月平均工资三倍的数额支付,向其支付经济补偿的年限最高不超过十二年。

解除或者终止劳动合同,未依照劳动合同法规定向劳动者支付经济补偿的,由劳动行政部门责令限期支付经济补偿。

(四)违法解除责任

用人单位违反劳动合同法规定解除或者终止劳动合同,劳动者要求继续履行劳动合同的,用人单位应当继续履行;劳动者不要求继续履行劳动合同或者劳动合同已经不能继续履行的,用人单位应当依照经济补偿标准的二倍向劳动者支付赔偿金。

三、劳动关系解除程序

分为事前准备、事中执行和事后收尾三个阶段。

(一)事前准备

在启动劳动关系解除程序前要经过缜密的规划和充足的准备,提前跟HR和法务沟通,避免后续引起不必要的纠纷,从而影响公司形象或造成经济损失。

1、做好人才梳理

明确公司未来战略规划,梳理关键岗位和核心人才,识别劳动关系拟解除员工,制定详细的人员调整方案和时间计划。

2、明确解除类型

基于公司现实经营情况,明确本次劳动关系解除情形,并依据劳动合同法相关条例要求准备相关依据,包括但不限于企业生产经营发生重大困难证明、劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化等。

3、制定补偿方案

根据员工实际情况制定经济补偿方案。为规避法律风险,原则上,应按照劳动合同法规定设计赔偿方案,超过劳动合同法规定的应逐级上报上一级人力资源管理部门,获得批复后方可执行。

4、收集面谈材料

(1)所涉及劳动法律法规及公司规章制度

收集相关劳动法律法规及公司规章制度以备查。

(2)拟解除劳动关系员工劳动合同、保密协议、竞业限制协议及薪酬沟通

关注试用期、劳动合同即将到期时间,保密协议竞业限制协议关键条款及涉及薪资发放的相关内容。

(3)拟解除劳动关系员工的绩效证明材料(如有)

找出并妥善保管员工绩效证明材料,如绩效考核不达标、违规操作造成公司损失、迟到早退等。

5、准备问题清单

对拟解除劳动关系员工的收入情况、家庭状况、身体和心理特征、人际关系等信息进行收集,对涉及的法律问题进行分析,思考其可能的反馈和质疑,事先列出发言提纲和问题清单。

6、选择面谈人员

考虑与员工的工作紧密度与信任关系,建议拟解除劳动关系员工的直属上级作为面谈主体,人力资源中心代表可作为第三方在场,在面谈中扮演调节者和见证者的角色。

(二)事中执行

在劳动关系解除执行过程中,面谈人员要做到原则统一、方案清晰、立场坚定、高效执行。

1、告知裁撤事实,做好沟通解释

劳动关系解除方案确定后,面谈人员给予员工的沟通口径必须统一、准确,不宜妄加解释,否则容易加剧员工不信任感,增加劳动关系解除的难度。

面谈人员作为公司授权代表是在执行公司相关决议,而非与员工讨价还价,因此在解释具体劳动关系解除原因时,需强调组织和人员优化是公司基于可持续发展的决策结果,并非针对个体的管理行为。

面谈过程中,可向员工表达,公司希望优先以协商的方式与员工解除劳动合同关系;若沟通不成,公司将采用其他合法途径解除,由此造成对员工职业发展的不利影响应提示到位。

2、倾听员工反馈,注意疏导情绪

面谈人员需充分与员工交换意见,倾听员工的反馈意见。若员工反应激烈,不应与之辩论,而应积极倾听,用点头或短暂沉默配合员工阐述,做好情绪疏导。

面谈人员应尊重员工,维护员工个人尊严,感谢员工对公司所做贡献,肯定其价值。可主动提出公司将尽全力协助其做好过渡期安排。譬如:提供员工就业辅导咨询,提供内外部就业信息等,让员工切实感受到公司的诚意,利于推进协商解除工作。

3、沟通补偿方案,签署相关协议

面谈人员应向员工耐心详尽地介绍补偿方案,包括但不限于政策依据、测算逻辑及具体金额,尽到告知义务。若员工有解除意向,在明确关键条款后,应当场与员工签署相关解除协议。

沟通过程中,面谈人员应注意做好全程录音,以便后续出现劳动纠纷时,作为举证材料提供。

4、处理未决问题,择机单方解除

若与员工未能协商一致,可以考虑暂停面谈,让员工将其诉求表述为书面文件,经与公司管理层商议后重新制定补偿方案,并启动新一轮面谈。

如多次面谈依然未能协商一致的,经公司管理层批准,可择机启动单方面解除流程(详见附件3)。

(三)事后收尾

在面谈后要妥善处理未决问题、办结各项手续、留存各类协议,尽快将公司和团队的重心聚焦到业务发展上。

1、办理人员离职手续

若员工签署了协商解除协议,公司应尽快启动办理离职手续,包括但不限于工作交接、离任审计、财务结算、办公物料归还、档案关系转移及出具离职证明等。

2、及时安抚在岗员工

要尽量降低劳动关系解除人员对在岗员工的影响,通过合适渠道与在岗员工沟通,取得在岗员工的理解,引导公司和团队聚焦转型后的业务开展,发挥更高的人均效能。

开展劳动关系解除工作时,一方面要依法合规,另一方面要关注员工心理,用真诚、友善的态度去对待“曾经”的员工,面谈前准备充足,面谈时注重技巧,面谈后及时收尾,以确保相关工作顺利推进,保障公司及员工权益。

附件1:解除/终止劳动关系审批表

附件2:劳动合同法相关条例

附件3:协商解除协议书

附件4:单方面解除流程及相关协议

附件5:常见处理模型

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