文件管理办法多篇

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文件管理制度 篇一

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3.3平行文:信函，会议纪要。

4、文件格式

4.1发文统一使用以上文件类别之一。

4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名:落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。

4.9日期:

4.9.1一般应写发文日期；

4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；

4.9.3重要的文件写签发的日期；

5、文号

5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

6、用印

6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

7、文件管理

7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

7.6收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

8、相关文档

8.1文号编码规则

8.2《文件编号使用登记表》

8.3《对外发文登记表》

8.4《对内发文登记表》

8.5《收文登记表》

8.6《文件处理单》

8.7《传阅单》

8.8《用印登记表》

8.9对外发文格式

8.10对内发文格式

8.11报告总结格式

8.12会议纪要格式

8.13会议记录格式

9、修订及实施

9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

9.2本规定修订权在公司。

9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

文件管理制度 篇二

1、目的：为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件采用山西四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所，确保文件的适用性、有效性，防止失效或作废文件的。使用。

2、适用范围：适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。

3、职责

3.1董事长负责批准企业综合管理手册。

3.2总经理负责批准各系统管理分手册。

3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。

3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。

3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写，组织文件接口讨论，负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作；定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性，负责山西四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。

3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档，并组织实施与管理。

3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽量在网络中查找，并下载，由企业管理部上传到山西四建网站，资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。

3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理；

3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址，并及时将文件传递到文件的使用场所。

文件管理办法 篇三

第一章 总 则

第一条 为加强我镇行政规范性文件的管理，维护法制统一，确保依法行政，根据《广东省行政机关规范性文件管理规定》和《东莞市行政规范性文件管理办法》，结合我镇实际，制定本办法。

第二条 本办法所称行政规范性文件是指镇政府依据法定职权和程序制定并公开发布的涉及公民、法人或者其他组织的权利、义务，在一定时期内反复适用，在所管辖区域内具有普遍约束力的规范行政管理事项的文件。

本办法所称行政规范性文件限于以镇政府名义(含镇人民政府办公室)发布的规范性文件。

第三条 行政规范性文件的制定、审查、发布和备案等活动，适用本办法。

镇政府及其部门内部管理制度，包括人事、行政、外事、财务管理等对公民、法人和其他组织权利、义务没有直接影响的内部公务规则、向上级行政机关的请示和报告、对具体事项所作出的行政处理决定以及其他不具有普遍约束力的文件，不适用本办法。

第四条 下列机构不得以自己的名义发布行政规范性文件：

(一)临时性机构；

(二)为完成某项专门任务而设立的议事协调机构；

(三)镇政府的内设机构(镇人民政府办公室除外)。

第五条 镇政府法制办公室(下称镇法制办)负责行政规范性文件的审查、发布、备案、解释等工作。

第六条 制定行政规范性文件，应当遵循下列原则：

(一)遵循《中华人民共和国立法法》确定的立法原则，符合宪法、法律、法规、规章的规定，不得违反上级行政机关的命令、决定；

(二)属于镇政府的法定职权范围；

(三)职权与责任相统一；

(四)保障公民、法人和其他组织的合法权益。

第七条 行政规范性文件不得设定下列事项：

(一)设定行政许可事项、行政处罚以及行政强制措施；

(二)设定行政事业性收费和经营服务性收费；

(三)其他应当由法律、法规、规章或者上级行政机关设定的事项。

第八条 行政规范性文件应当符合精简、统一、效能的原则，用语应当准确、简洁；条文内容应当明确、具体，具有可操作性。

第九条 行政规范性文件一般以条文的形式表述。除内容复杂的外，一般不分章、节。

行政规范性文件的名称一般称“规定”、“办法”、“规则”、“细则”、“意见”、“决定”、“通知”、“公告”和“通告”等。涉及实体内容的一般用“规定”、“办法”、“细则”等。

行政规范性文件的名称不影响其性质。

第二章 行政规范性文件编制计划和起草

第十条 编制行政规范性文件年度立规计划，应当根据国家、省和市确定的立法重点，并结合镇政府的工作重点，在调查研究的基础上，全面考虑，统筹安排，科学编制。

第十一条 行政规范性文件的年度立规计划由各部门根据各自工作实际情况拟定，并填写立规申请表。立规申请应当对制定行政规范性文件的必要性、所要解决的主要问题、拟确立的主要制度作出说明。

各部门应当于每年12月份向镇法制办提交下一年的立规申请表。

第十二条 镇法制办应当对制定行政规范性文件的立规申请进行审查，经综合平衡后，编制我镇行政规范性文件制定计划。

第十三条 列入制定计划的行政规范性文件，由制定计划的起草部门按确定的内容、时间完成起草任务，报镇法制办审查；未列入当年制定计划的行政规范性文件，镇法制办一般不予审查，确需制定的，经镇分管领导同意增补列入计划。

第十四条 起草行政规范性文件，应当对制定行政规范性文件的必要性和可行性进行研究，并对行政规范性文件所要解决的问题、拟确立的主要制度或者拟规定的主要措施等内容进行调研论证。

第十五条 起草行政规范性文件应当广泛听取公民、法人或者其他组织的意见，增加公众参与程度。听取意见可以采取座谈会、论证会、听证会和公开向社会征求意见等形式。

第十六条 公民、法人或者其他组织对行政规范性文件草案内容提出意见和建议的，起草部门应当研究处理，将意见采纳情况反馈给提出意见或建议的公民、法人或者其他组织，并在草案说明中载明。

第十七条 行政规范性文件由镇政府有关部门组织起草。

起草行政规范性文件可以邀请有关专家、机构参加，也可以委托有关专家、机构起草。

第十八条 部门组织起草行政规范性文件，如有必要，可以提前征求镇法制办的意见，并可邀请镇法制办参与调研、论证。

第十九条 起草行政规范性文件的内容，涉及政府其他部门的职责或者与其他部门关系密切的，由党政办统一向其他部门征求意见并汇总反馈回起草单位。对存在不同意见的应当充分协商，经协商不能取得一致意见的，起草单位应当在上报送审稿时说明情况和理由。

第二十条 部门组织起草的行政规范性文件送审稿(以下简称“送审稿”)须经本部门领导集体讨论通过，部门主要负责人签署意见，两个以上部门共同起草的，应当由各部门主要负责人共同签署，由主办部门负责送审。

第三章 行政规范性文件的审查

第二十一条 送审稿在提请镇委委员、副镇长联席会议(以下简称“班子会议”)审议前应送镇法制办审查，并附送下列材料：

(一)送审稿一式两份(纸质版一份，WORD文档一份);

(二)制定行政规范性文件的起草说明(包括必要性、可行性和起草的简要过程);

(三)法律、法规、规章或上级行政规范性文件依据；

(四)有关部门的协商意见及主要存在问题的说明；

(五)有关听证会笔录、调研报告及参考资料的说明；

(六)其他相关材料。

第二十二条 送审稿按照公文处理的有关规定由镇法制办统一收文审查。

第二十三条 送审部门提交的材料符合本办法第二十一条规定的，镇法制办应当受理并出具受理回执。

第二十四条 送审稿有下列情况之一的，镇法制办可以缓办或退回起草部门：

(一)有关部门或组织对送审稿规定的主要内容存在较大争议，送审部门未与有关部门或组织协商的；

(二)送审稿及相关资料不符合本办法第二十一条规定的；

(三)未列入年度立规计划且未经镇分管领导同意增补列入计划。

第二十五条 镇法制办主要从以下方面对送审稿进行审查：

(一)是否符合《广东省行政机关规范性文件管理规定》第七条、第八条和第九条规定；

(二)是否与正在实施的市、镇政府的行政规范性文件协调、衔接；

(三)是否正确处理了有关机关、组织和公民对送审稿主要问题的意见；

(四)是否符合行政规范性文件的技术要求；

(五)需要审查的`其他内容。

第二十六条 镇法制办应当在受理之日起5个工作日内审查完毕，并将审查意见书面通知送审部门。

送审稿内容复杂，争议较大或涉及其他重大问题，在前款规定的期限内不能审查完毕的，经镇法制办负责人批准，可以延长5个工作日，并应当将延长审查期限及其理由书面告知送审部门。

镇法制办在规定期限内未提出书面审查意见的，视为审查同意。

第二十七条 送审稿直接涉及公民、法人或其他组织切身利益，送审部门在起草过程中未采取座谈会、听证会、论证会或者向社会公布等方式公开听取社会公众意见的，镇法制办应当要求送审部门向社会公开征求意见。

公开征求意见的时间一般为15日。公开征求意见的时间不计入本办法第二十六条规定的的审查期限。

第二十八条 镇法制办应当认真收集、审查社会公众的意见，并及时向提出意见的公民、法人或其他组织反馈对意见的采纳情况。

第二十九条 镇法制办应当认真研究各方面的意见，依照有关法律、法规对送审稿进行审查，根据情况分别作出审查意见：

(一)送审稿符合本办法第二十五条规定的，应当作出审查同意的意见；

(二)送审稿违反本办法第二十五条规定或制定行政规范性文件的基本条件尚不成熟的，镇法制办认为不适宜发布的，应当作出补充修改或者暂缓制定的意见，退回送审部门。

第三十条 送审部门应当按照镇法制办的审查意见对送审稿进行补充修改，再重新报送镇法制办审查。

第三十一条 送审部门对镇法制办的审查意见有异议的，可自接到审查意见之日起5个工作日内向镇法制办反馈。

第三十二条 送审稿符合以下情形之一的，由送审部门提请班子会议审议：

(一)镇法制办作出审查同意意见的；

(二)镇法制办在规定期限内未提出书面审查意见的。

第三十三条 班子会议对送审稿进行审议，根据情况作出如下决议：

(一)对无原则性分歧意见的，同意报镇主要领导签发；

(二)对存在原则性分歧意见，经班子会议讨论后仍未达成一致意见的，将送审稿退回送审部门再行修改后按本办法的规定重新报送。

第四章 公布与解释

第三十四条 行政规范性文件应当向社会统一发布。未向社会统一发布的行政规范性文件一律无效，不得作为实施行政管理的依据。

第三十五条 镇政府在办公所在地、公共场所建立公告栏，公布其制定的行政规范性文件，也可以通过媒体发布行政规范性文件，公布日期应当不少于30日。

第三十六条 行政规范性文件一般应当自公开发布之日起30日后施行。但公开发布后不立即施行将有碍行政规范性文件施行的，可以自公开发布之日起施行。

第三十七条 行政规范性文件的解释权属于镇法制办。

第五章 其他规定

第三十八条 行政规范性文件应当自发布之日起30日内，报送市法制局备案。报送备案的资料包括行政规范性文件正式文本、起草说明和备案报告纸质文本(PDF版)。对报送备案的行政规范性文件中需要说明的事项，应[www.haoword.com]写入备案报告。

第三十九条 行政规范性文件应当规定有效期。暂行、试行的规范性文件有效期自施行之日起不超过3年，其他行政规范性文件有效期自发布之日起最长不得超过5年。有效期届满，行政规范性文件的效力自动终止。

行政规范性文件有效期届满前6个月，原起草部门认为该文件需要继续实施的，应当对该行政规范性文件的实施情况进行评估，根据评估结果重新修订。

重新修订的行政规范性文件为新制定的行政规范性文件，应当按照本办法的要求重新报送审查。

第四十条 行政规范性文件应当每年清理一次。原起草部门应当根据实际情况的变化以及法律、法规、规章和国家的方针、政策的调整情况，提出对行政规范性文件的清理建议，报镇法制办审查，由镇法制办统一进行清理。

第四十一条 公民、法人或者其他组织认为行政规范性文件不符合本办法的，可以向镇法制办提出审查的建议。镇法制办应当进行审查，并答复提出审查建议的公民、法人或者其他组织。

第四十二条 本办法自公开发布之日起30日后施行，有效期为5年。

文件管理办法 篇四

一、总则

1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:

1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时，须填写<设计项目归档资料清单>，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。

2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写<借阅登记表>，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整<借阅文件记录表>。

六、责任追究

各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

文件管理制度 篇五

一、管理职现

1、技术部负责技术文件（工艺、检验规范）的编制、更改、负责人负责审核。

2、总经理负责对技术文件的适宜性进行审批。

3、品控部负责技术文件的归档管理、发放等管理工作。

二、工作程序

1、生产行政部针对产品的要求，通过，确定应有的技术文件（包括配方、工艺、检验规范等）。

2、根据技术文件的要求相应落实到有关人员，收集有关资料，作为开发产品的。依据，这些资料应由技术部负责人对其适宜性进行评审。

3、通过评审，由开发人员对产品进行开发，编制相应的技术文件，这些文件在适当的阶段，由生产行政部对其符合性进行评审，必需时由质量负责人如今有关部门一同进行评审。评审符合要求后，交技术部负责审核、总经进批准后进行小样试验。

4、通过批准，由化验室 负责小亲试样，对小样进行产品特性的总体验证。

5、在验证中如发现不符原开发要求，应由原开发人员负责对设计开发文件作更改，更改后仍应进行审批。

6、通过验证，产品符合要求，可采用产品鉴定或顾客确认的方法对产品进行鉴定。

7、通过鉴定，由开发人员对技术进行一次完整性的检查，正式定稿，定稿的文件由质量负责人员进行审核、总经理批准后，作为批量投产的依据。

8、审批后的正搞，由品控部移交到技术部进行归档，根据需要，技术部负责指派专人对文件进行复制，发放到需使用的部门，进行使用。

9、在使用中发现文件中有差错或需进行更改，由使用部门提出报技术部，负责人签注意见后，由原开发人员进行更尽管，当指定其它人员更改，应取得相应的背景资料。

10、更改后，应通过4.4、4.5、4.7、4.8程序后，由技术部负责原稿进行修改，对发下文件同时进行修改。

11、任何人员、任何部门均不得擅自更改文件，对制订审批后的文件应严格执行。

12、本制度由生产行政结合平时工艺执行情况一同监督实施情况。

13、当发现擅自更改或不执行情况，质检部将开出《纠正措施处理单》限期进行整改，严重的应按违反厂纪厂规进行处理，对造成损失将追究经济责任，对造成事故的移交有关方面处理。

文件管理制度 篇六

一、体系文件的构成及分类

生产、研发

一级文件

二级文件

三级文件

四级文件

对物业管理企业而言，公司的管理体系，基本可由以下四个子系统构成:质量、环境管理体系；营销管理体系；人事行政管理体系；财务管理体系。其分别对应企业的生产、研发；营销；人事；财务'五种基本职能。

文件体系分四个层次，'管理手册'为一级文件，'程序文件'为二级文件，'工作手册'为三级文件，'企业标准'为四级文件。

二、体系文件使用指南

质量、环境管理体系文件

我司提供的质量、环境管理体系文件是将质量管理体系与环境管理体系整合后形成的。通过认证，符合iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》标准要求。

质量、环境手册:iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》是通用标准，适用于各种行业、各种组织。因行业差别，企业、组织需根据自身特点，用行业的语言来理解、描述iso9001、iso14001标准条款的要求，从而产生了企业的《质量、环境手册》。本企业编制的《质量、环境手册》章节号和iso9001标准基本相同，通过把iso14001条款映射到iso9001结构中，将其进行整合。《质量、环境手册》是企业质量、环境体系的一级文件，通过阅读《质量、环境手册》，可对物业管理行业的服务理念、组织结构、职责职权分配、资源配备、产品（服务）实现过程、环保节能、监测分析和改进方法等有一个整体综合的理解。

程序文件:《程序文件》对物业管理活动中的重要过程、重要环境因素进行了识别，并告诉每个过程应做什么、什么时间做、什么地点做、由谁来做、为什么要做，如何做，即所谓的5w1h。程序文件是质量体系中的第二级文件。

接管入伙手册:本手册和以下手册均为质量体系中的第三级文件，基本按专业进行划分。本手册详细地描述了房屋接管过程与业主入伙过程的5w1h（比程序文件要详细得多），并提供了部分工作标准、方法、流程及验收标准索引等。

工程管理手册:包含房屋修缮、业主装修管理及设备管理三部分内容。介绍了土建、设备、精装修管理模式、制度及运作程序。

支持《工程管理手册》的文件有《房屋设备使用指南》、《房屋设备保养标准》、《红旗设备检评标准》、《计量器具检定方法》、《节能环保指南》五个企业标准（四级文件）。《房屋设备使用指南》描述主要（重要）房屋设备的`操作方法、使用规程、经济性运行措施等内容，《房屋设备保养标准》为我司企业标准，按'三级保养'详细叙述保养内容及应达到的标准。《节能环保指南》是iso14001体系的作业指导书。

清洁绿化手册:实施清洁绿化工作的管理手册。包括清洁标准、绿化标准、清洁过程控制程序、绿化过程控制程序、清洁检验标准、绿化检验标准。

安全护卫手册:由安全管理、消防管理、车辆管理三大部分构成。其中物业管理安全护卫全方位管理、消防管理中的人防管理、车辆管理中的辖区和车场管理。包括部分应急情况的处理，如消防演习、紧急集合等方面。另对护卫员的职责、纪律、权限、着装方面进行详细说明。

应急手册:识别了物业管理活动中可能出现的紧急情况、灾害、事故，并制定了预防、反应措施及解决方案。

服务手册:广义上讲，物业公司为业主及其物业而进行的全部活动均称为服务，可分为公共服务、专项服务和特约服务。本手册中的服务'是指除基础性的公共服务外的专项服务、特约服务及社区文化活动，'客户'指业主及物业使用者等。本手册是进行专项服务、特约服务、家政服务、社区文化活动及会所管理的指导性文件。

人事行政管理体系

行政管理手册:按照行政管理方法编制而成的，在公司内部管理、资源提供和保障方面作到有文可依。包括行文规则、档案管理、保密制度、印章管理、车辆管理、督办办法、公共关系、对外宣传等。

人事手册:文件规定了公司对人力资源的需求、识别、招聘、评估、培训、考核、续约、解聘方面的制度。对员工待遇、福利、档案方面的管理做出详细说明。

财务管理体系

财务管理手册:财务管理手册是在严格按照国家财务管理制度的基础上编制的适合行业、企业的手册，包括财务人员职责、财务管理、核算体制、各类费用政府标准等。

营销管理体系

市场拓展手册:是企业开拓市场的指导性文件。

文件管理制度 篇七

一、文件范围：

1、设计文件（包括图纸表格）、

2、工艺文件（包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程）；

3、质检文件（包括企业标准、检验规范）；

4、管理文件（包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度）。

二、文件发放登记与保管：

受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全（编制、审核、标准化、批准），按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档；文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录；收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》；各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发；离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。

三：文件的回收与销毁：

凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名；过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。

四、处罚条例：

对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的'，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚；对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。

本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。

文件管理办法 篇八

1．目的和适用范围

1、1目的

为确保与体系（包括质量管理体系和环境管理体系，以下同）相关文件的可靠性及有效性，使对体系有效运行起重要作用的各个场所，均能得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件，以保证体系有效运行。

1、2适用范围

本管理办法适用于公司各部门使用的、与体系有关的文件，并包括有关的标准和需方提供的图样等外来文件。

2．管理职责

2、1总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的'收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司一般性文件。

2、2体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文件。

2、3受控文件的文件管理员负责《文件更改通知单》的存档，并依照《文件更改通知单》，对更改过的文件使用的有效性负责。

2、4采购计划、合同及合同评审等文件，由各部门归口管理。

3．文件的审批

3、1公司管理性文件由总经理审批。

3、2公司技术性文件由主管领导审批。

3、3采购计划、合同及合同评审等文件由公司主管领导负责审批。

3、4新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文登记表的形式，明确文件的发放范围和数量，并交相应文件审批人审批，此书面材料一并作为有关资料与受控文件一起存档。

3、5受控文件（时效性文件及有特殊格式的除外）应以适当方式标注文件归口管理部门、文件主要起草人、文件审批人、文件发布日期、文件实施日期等。

4．文件发放

公司下发的文件，由文件管理部门与文件起草部门协商确定发放范围，经主管领导审批后（受控文件标出受控号），由文件归口管理部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。其中，受控文件的发放范围不得随意更改，增发时，须按原发放程序办理。

5．文件的修订/更改

5、1由于实际情况发生变化或由于其他原因需要对正在执行的文件的内容做修订更改时，原则上要求由文件原起草部门负责修订/更改。受控文件修订/更改前，应填写《文件更改通知单》，提出文件更改理由、更改内容等，经原审批人审批后，由此文件的修订更改部门实施更改，并将《文件更改通知单》（打印件）交文件归口管理部门存档。如文件原审批人调出或其他原因而无法审批时，由公司总经理指定的审批人审批，并提供有关资料。

5、2文件更改，若需指定其他人员会签或审批时，应提供会签或审批的有关资料。

5、3文件的更改可能对程序、体系或其他单位构成影响时，由更改单位负责采取协调措施，商定实施、更改的合适时间，并由有关部门对受影响的其他文件作相应的修改。

5、4文件有较大更改或更改超过5次以上者或视情况确定换版。

6．管理

6、1文件从起草、审核、浅批到印发、存档，应遵从本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录。

6、2文件管理人员负责将上级来文及时交有关领导及有关人员传阅。

6、3非受控文件的管理：由业务主管部门负责登记下发。

7．文件的收、转、发

7、1集团公司发布的受控文件，由体系认证办公室登记后存档或转发。

7、2公司起草发布的受控文件，由起草或修订/更改部门做好文件标示，连同批准的有关资料一同交文件发放人员；文件发放人员按发放数量复印，填写发文登记表，按文件发放范围和数量下发，并将原文原件连同相关资料存档。

7、3当受控文件需要进行转移时，应首先将文件送交发问单位，由文件归口管理部门登记后再转发，不可私自转发。

8．文件损坏/丢失

受控文件在有效期内丢失或损坏，应由丢失或损坏文件的部门人员向文件归口管理部门提出更换/补发；对于丢失文件，文件归口管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的受控号；对于损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件受控号不变，不再重新登记。

9．文件的作废

作废的文件应及时收回并销毁，时效性受控文件不再收回和销毁，逾期自行作废。对有必要存档或为积累知识而保留的作废文件须有作废标记，以免误用。

10．文件的领取及保存

领取时，须在发文登记表上签名，文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。

11．记录保管

非时效性（非）受控文件的发文登记表，在文件作废后仍需保存3年。时效性（非）受控文件发文登记表在文件作废后仍需保存1年。

附加说明：

本文件归口单位：

本文件起草人：本文件批准人：

本文件发布日期：本文件实施日期：

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