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采购部供应商的管理制度1
供应商档案管理是公司采购管理的`重要内容,而不能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、存档。建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度,有利于更好的了解供应商之制程能力、品管功能,更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力,是建立长期供需合作关系决策的重要依据。
第一条、供应商档案管理对象:
1、从时间序列来划分:老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。
2、从交易过程来划分:包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商,不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类的供应商,需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三类供应商,档案管理的重点是全面搜集和整理资料,为即将展开的交易业务准备资料。
3、从供应商性质来划分:特殊公司(与本公司有特殊业务等)、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同,对其实施的档案管理的特点也不尽相同。
4、从供应数量和市场地位来划分:包括主力供应商(供货时间长、供应量大等),一般供应商。不言而喻,供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。
第二条、供应商管理内容
1、供应商基础资料,即公司所掌握的供应商最基本的原始资料,是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料,是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、e—mail、网址、负责人、联系人;公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。
2、供应商特征:供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。
3、业务状况:主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。
4、交易活动现状:主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。
第三条、供应商档案管理方法
1、建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作,是建立供应商档案卡(又称供应商管理卡、供应商资料卡等)。采用卡的形式,主要是为了填写、保管和查阅方便。
供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料,这种资料的取得,主要有三种形式:
①提供供应商资料卡,由供应商填写。
②由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。
③通过本公司和供应商已发生的采购情况(包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况)。
然后根据这三种渠道反馈的信息,对供应商的相关资料进行整理、核实汇总,填入供应商档案卡。
2、通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是:编制供应商信息周报,由汇总整理,周会时上报总经理,据此建立综合的供应商档案。
第四条、供应商档案管理应注意问题
1、供应商档案管理应保持动态性。供应商档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立,即置之不顾,就失去了其意义。需要根据供应商情况的变化,不断地加以调整,消除过旧资料;及时补充新资料,不断地供应商的变化,进行跟踪记录。
2、供应商档案管理的重点不仅应放在现有供应商上,而且还应更多地关注意向供应商,为公司选择新应商,开拓新市场提供资料。
3、供应商档案管理应“用重于管”,提高档案的质量和效率。不能将供应商档案束之高阁,应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。同时,应利用供应商档案,作更多的分析,使死档案变成活资料。
4、借阅供应商档案时,必须办理借阅手续。请借阅人员注明借阅期限。
采购部供应商的管理制度2
为了进一步适应市场经济发展,理顺公司与供应商之间的供求保障关系充分了解供应商的各项实力,搞好公司内外部的衔接管理,确保满足安全生产,稳定连续生产的条件,进一步搞好公司生产原格物料保质保量的采购供应工作,特制定供应商管理制度篇:
一、对公司所需的各种原料的生产厂家要广泛的进行信息收集和了解,对有实力,有信誉的原料生产厂家列入供应商储备登记表,并逐步收集各类相关资料予以备案。以备供应商选择时参考。
二、各类供应商选择,要进行全面的分析了解,特别是关系到安全生产的大宗原料、重要备件的A类供应商,要全部充分进行市场调查、及实地考察,索取各种证件资料,如税务登记、工商登记等资质证明,生产许可证、产品合格证(危险化学品还要索取安全技术说明书和安全标签),并对所供原料进行现场取样分析;B类原料供应商在完备以上资料后,可送样品来公司进行分析验证,部分供应商进行现场考察;其它供应商要求资料齐全。资质、资料不齐全供应商选择的否定条件。
三、经选择合格的供应商,签订供应商合作合同(有效期为一年),并建立供应商档案,各种资质资料装入供应商档案中;供应商档案内的资料要不断的更新,随时记录供应商的最新信息资料。
四、根据供应商的评价办法,每年对全部的供应商进行一次全面的评价(遇特殊情况可缩短评价时间),达不到要求的给予淘汰;合格的给予续签合同。
五、供应商评价条件:
1、产品质量;
2、技术服务;
3、交货速度;
4、对用户的需求能否作出快速反应;
5、供应商的信誉;
6、产品价格;
7、延期付款能力;
8、销售人员的素质(才能、品德);
9、相关资料的优劣。
采购部供应商的管理制度3
第一章、总则
第一条、为了确保公司采购产品质量的最优,以及给后期产品的维护、供应商的筛选和进一步合作提供可靠的信息,特制度本制度。
第二条、本制度适用于向公司长期提供大批量的原、辅材料及工具器材等价格较高的物品的厂商,零售商除外。
第二章、具体的管理制度
第一条、供应商的资质
采购人员在选择供应商时,必须要求供应商提供以下证件的扫描件或是复印件,且必须在相关网站上对其真实性和有效性进行核实。
1、供应商的企业营业执照、税务登记证、开户行账号;
2、ISO9001/20xx版证书;
3、产品认证资料,如3C认证证书、SGS检验报告、ROHS证书等。
4、我方需要其他的资料。
第二条、供应商的基本信息
1、企业的全称及相应的简介,详细的办公地址
2、公司的固定联系方式:固话和传真等
3、公司的网址
第三条、采购部门在认真的核实了供应商的信息后,需填写《产品采购单》的基本资料部分,并提交相关部门存档。
第四条、采购合同及品质保证协议
1、采购合同:采购部门在与供应商进行洽谈且达成一致意见后,签订的有“供需关系”的法律性文件。采购合同需含有以下内容:一是,双方的全名、法人代表、联系方式(电话、传真)等信息;二是,所采购物品的名称、规格、数量、交货期限等;三是,质量协议,违约责任等。
2、品质保证协议:采购部门在确定供应商之后,需与其签署品质保证协议,以保证所采购物品和后期服务的质量。品质保证协议需包括以下内容:一是,承诺产品符合本行业的质量标准,不以次充好;二是,若不能履行采购合同的条款,则需承担的违约责任。
第三章、附则
本制度自公布之日起开始生效。
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