档案信息化管理的制度（多篇）

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档案信息化管理的制度 篇一

摘要：计算机的开展，为我们生活的各个方面带来了便利，应用办公室软件系统或其他软件对文件进行管理越来越便当，在档案管理方面我国很多中央都采用了信息化的技术，但是仍有一局部档案由于时间的长远以及重要性，没有被信息化。信息化档案建立会大大的便当我们档案的管理和查阅工作，但是电子档案依赖于电子设备，假如设备呈现问题就可能面临档案失效，同时把档案存在放在网络上容易被别人入侵，档案平安性不高。本文剖析了电子档案的信息化管理的优点及缺陷，并讨论了电子档案将来的开展趋向。

如今的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的状况，在一些新的机构或单位普通都采用电子档案的管理，由于电子档案有着快速直观的特性，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保证档案的平安性或者材料太难整理没有完成电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋向，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺陷，但是这些缺陷是今后能够处理的，最重要的观念的改动。

1电子档案是档案开展的趋向

电子化、信息化办公为我们的工作的便利性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的开展，定制类软件降生，办公质量和速度得到更多的提升。因而档案的电子化和信息化也是开展的必然性。由于电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地请求小，在贮存大量的档案时不需求档案室，不需求房屋和场地的请求，有足够装置电脑的位置即可。大大减少了场地本钱。第二，电子档案记载信息和查找信息的速度快，相比拟传统及档案室设计，电子档案只需求简单的操作几下鼠标和键盘就要能够查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需求共享时，电子档案能够快速完成材料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常呈现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，可以很好的辨认。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难识别。

2电子档案存在的缺陷

2.1电子文件的平安性和长期保管性问题

电子数据的保管凭仗的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对应用计算机数据存储档案，由于看不到数据的详细存在一直对档案的平安性抱有疑问，电子档案在长期保管中遭到计算机硬件的影响，假如存储的硬盘损坏。将代表一切文件都可无法找回，但是应用最近的云技术能够摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺陷，那就是平安性。电子档案可能被不法分子入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作形成文件不可修复性破坏等问题，也是电子档案的平安性的重要问题。但是一切办法都不是圆满的，传统文件档案管理也可能面临火灾，偷盗等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰才能差，同时数据修复才能较低，但这些是逐步能被修复和改善的。

2.2纸质和电子档案并存的问题

关于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民意中一向有着“白纸黑字”的想法。因而，局部地域并未大范围的提高电子档案，其纸质档案仍然占有大局部的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案提高和信息化管理工作。从目前的状况来看，两种档案方式并存问题主要表如今以下几个方面：第一，纸质档案常常会由于对环境请求较高，因而在持久的保管后，字领会含糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大；第二，局部秘密档案或者是及其重要的文件，必需经过纸质档案来保管；第三，电子档案的工作并未得到一切人的信任，呈现问题的时分，并不能第一时间找到纸质档案来比照，由此在客观上构成了档案方式的抵触，社会言论的压力也在客观上为电子档案工作形成了不小的影响。

3电子档案信息化管理计划

3.1更新电子档案的管理办法

电子档案有着比传统档案优秀的特性，但是也有着缺陷，有着关于平安性上人们的担忧。为了补偿电子档案存在的缺陷，就要改动电子档案的管理办法。首先就是依照档案的重要水平树立合适相应的防火墙，同时关于极重要的档案树立相应的镜像，把镜像文件给公众运用，同时主体文件维护平安性，就算不法分子入侵了镜像档案系统，也不会形成什么影响，只需再复制一个新镜像就能够把被窜改的数据交换。档案管理的日常工作时，应该做好相关人员的培育工作，减少失误操作，同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用，把档案树立在云上，维护在硬件呈现问题时，档案的平安性。另外要对档案进行经常性的检查，扫除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据假如把平安性问题处理了就逐步替代传统档案的位置，做到档案全部的电子化。

3.2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理

电子档案信息化管理外表上比拟优良，但在实践的操作中，并不一定会取得理想的效果，其平安隐患和要挟较多，很多方面都是有待健全的。为此，今后在电子档案信息化管理过程中，还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理，即对原始文件展开大量的维护和备份工作。电子档案原始文件的管理，可尝试从以下几个方面动身。第一，电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功用，并进行相应的。用户确认工作。第二，电子档案部门在展开信息化管理的过程中，必需和技术部门、法律部门等专业部门进行亲密的配合，以此来保证信息化管理的规范化和自动化，减少各种不用要的矛盾和抵触。第三，由于原始电子文件的重要性，应定期展开备份工作，保证一切的文件都有迹可循。第四，电子原始档案在存储的过程中，应设定一定的密保措施，避免呈现恶性事情；同时，每一次的电子档案更新，都不要掩盖之前的材料，应保证档案在调取过程中，能够明晰的展示出每一次的更新时间、更新内容。第五，由于电子文件的原始性十分重要，因而应对其采用最新的技术来完成，并且要经过多项测试，需确保每一个方面都万无一失。综上所述，电子档案信息化管理在目前的工作中，正在努力的展开，将来工作还会进一步提升。

4结论

在档案的管理上懂得分离新的技术，把信息化融入其中。树立电子化档案，在电子档案的管理应用中树立相应的机制，认识到电子档案的优点和缺陷。发挥电子档案的优点，关于缺陷方面要分离相应的技术改善相应的平安性上的问题。关于一些主要档案管理能够采用两种档案管理形式共同进行方式，然后慢慢的电子档案会占领档案管理的主流位置。

参考文献

[1]王思南。民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务，2015(24).

[2]邵文红。浅谈电子档案管理[J].内蒙古科技与经济，2015(24).

[3]张瑞香。浅析企业档案环境变化与电子档案管理系统应用[J].城建档案，2016(1).

档案管理信息化论文 篇二

摘要：本文以档案管理中信息化为研究对象，首先，界定和探讨档案管理信息化的内涵及特点；其次，阐述了档案管理信息化管理的必要性和重要性；再次，论述当前档案管理信息化过程存在的问题；最后，针对当前档案管理信息化存在的问题提出了改善措施或者对策。

关键词：档案管理；信息化；浅析

0 引言

信息化技术给管理带来了深刻的变革，积极转变管理模式，提升管理效率。

信息化在人们日常生活、工作、学习等方面产生了积极的影响，推动着科技、社会、经济极大的发展。

当然，档案管理无不例外也受到信息化发展的影响，既有机遇也有挑战。

随着档案管理所承载的信息量多样化、复杂化等趋势发展，传统的档案管理模式、工作方式已经不能够适应信息化社会发展的要求。

而且当前档案管理信息化也存在着较多问题，需要亟待完善，以促进档案管理信息化的发展和提升档案信息化管理的效率。

1 档案管理信息化内涵、特点及必要性

1.1 档案管理信息化内涵 档案管理信息化的内涵就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

信息化充分体现在档案管理工作中利用现代计算机技术、信息技术、网络技术等对档案资源进行处理、管理、开发等，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，达到为社会发展提供服务的功能目的。

1.2 档案管理信息化的特点 档案管理信息化具有如下的几个特点：①具有档案信息存储、查取等自动化功能。

②档案信息能够实现共享。

③档案信息化管理具有智能化特点。

④档案信息化管理实现社会化服务。

1.3 档案管理信息化必要性 随着社会不断的发展，当前已经进入了信息时代，知识爆炸式发展，高新技术的突飞猛进等对档案管理也提出了越来越高的要求，传统的档案管理模式主要是以手工为主，分类编目、检索等工作都依靠手工完成，效率很低，当前档案信息量的急剧增加，种类繁多，纸质的经过查阅容易变烂、需要保存完善，需要大量的材料来装载信息，不符合当前低碳经济发展要求，因此传统的档案管理模式已经难以适应当前社会发展的要求。

随着计算机技术、网络技术等不断发展，档案管理出现网络化、电子化、动态化、数字化等信息化模式是必然发展趋势。

现代的信息技术，比如大容量的硬盘能够存储大量的数据信息，网络技术能够实现远程数据传输。

2 当前档案信息化管理存在的问题

2.1 档案管理人员素质有待提高 从当前状况来看，各单位的档案管理人员整体素质不高，由于传统的档案管理方式、方法适应不了现代的要求，先前的档案管理人员采用现代档案管理模式，但是其信息化管理专业性、学历层次、理论水平等参差不齐。

新聘请的档案管理人员大部分由于缺乏信息化管理经验，管理观念意识不强。

各单位比较普遍的状况是既懂档案管理专业业务知识又懂计算机技术、网络技术等信息技术的复合型人才甚少，能够对档案管理软件进行维护，开发档案管理软件的人才奇缺，基本上处于操作层面，对档案管理信息化发展形成人力资源障碍。

2.2 档案管理数据安全问题 网络信息技术带来方便的同时，也给信息泄入带来隐患。

档案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威胁，如何来维护档案管理信息化的网络安全将是一项长期的任务，也是档案管理信息化建设和发展的一道障碍。

2.3 档案管理信息化模式不够规范 当前，存在各类档案的著录细则相容性不强，档案分类，编号等方面没有统一有效的标准，仅着眼于某一个专业系统，难以全面展开实施。

由于档案管理在标准及规范方面存在不统一，某种程度上导致信息数据格式及系统的异构。

再者，我国档案管理信息化软件方面的通用性等存在严重不足，信息技术的设备比如扫描仪型号不一，档次参差不齐，硬件环境也缺乏统一规范，这些都影响到档案管理信息化的进一步发展。

2.4 档案信息化管理的数据质量问题 由于档案信息化管理将纸质的文件电子数据化后，电子文件具有信息的非纸质性、信息与载体的可分离性、信息载的脆弱和不稳定性、信息存储的高密度性、信息的易更改和易丢失性等特征，从而出现了数据质量问题，而且当前维护电子文件的真实性的途径及方法还不能够达到确保电子数据文件真实性的目的。

3 改善当前档案管理存在问题的措施

3.1 培养及引进档案信息化管理高素质人员 针对当前档案信息化管理人员素质不高的现况，需要加强人员的档案管理信息化业务培训，适当引进高素质人才，打造一支适应现代化档案管理要求的专家型队伍，向既熟悉档案管理业务又懂得计算机档案管理技术的复合型人才的目标迈进。

3.2 加强档案信息化管理人员的安全意识 档案信息的重要性不言而喻，为了预防信息泄入，档案管理人员必须要加强安全意识。

认真务实的对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格管理。

适时的对计算机进行杀毒，安装防火墙，升级杀毒软件，升级相关硬件设施，严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，要严格执行“三网”隔离，采取可靠的防范技术和措施，确保档案部门网络的信息安全，对面向公众的上网信息进行严格审查，确保都是可以公开的信息。

3.3 统一及制定档案管理信息化标准 统一档案管理信息化的标准，必须要依托国家行政的力量，打破各个单位各自为政的局面，统一国家政策法规和各种业务规范。

档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设过程的始终。

档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号设置以及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。

3.4 加强电子档案归档管理 加强电子档案的归档管理目的就是为了确保档案信息化电子文件的真实性，档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。

研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。

参考文献：

[1]档案管理信息化初探[J]。农村经济与科技，2009，20(9)。

[2]加强档案管理信息化建设[J]。科技资讯，2009.

[3]陈希琳。高校档案信息化建设的思考[J]。合肥师范学院学报，2010,(5)。

如何进行档案信息化管理 篇三

一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。

要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。

二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。

一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；

二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。

档案管理标准化包括：

档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。

信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

档案信息化管理的制度 篇四

随着信息技术产业的发展，高科技应用产品参与各行业管理，高校档案管理工作也越来越多的运用现代信息技术手段进行科学化管理。牡丹江大学继续教育学院档案管理也随之进入了信息化管理时代。牡丹江大学继续教育学院是由原牡丹江市职工大学，牡丹江广播电视大学，牡丹江大学建工学院资源整合后合并而成。现设有中专，大专，专科起点升本科，远程开放教育等多种办学层次。由此，广泛应用现代信息技术，实现档案管理信息化、产业化、自动化，促进现今学校档案工作科学化的发展尤为重要。

一、高等学校档案管理信息化的价值

近年来，档案的生成方式在社会经济科技发展壮大的同时也产生了很大的变化。由原来的人工书写、实体存放等纸读形式逐渐的转成利用电子专用设备录入、储存的机读形式。信息化机读形式怎样在高等院校档案管理中更具有价值，更加系统化，更好的为师生提供完善的服务，是现代信息化档案管理时期带给去人们的重大机遇。相应的解决信息化档案管理系统研发、使用过程中所面临的问题，特别是网络安全、数据库建立、备份等问题，也将是现代信息化档案管理给予我们的巨大挑战。做好档案信息化系统研发前期工作，参考、借鉴、调查、研究相应管理系统、资料，开拓思想、创新优化。分析现今网络媒介当中的安全隐居问题，做好防范工作措施和后续处理工作办法将是档案信息化管理现阶段需要攻克的一项难关。

二、高等学校档案管普遍存在的问题

高校档案的管理、利用是以科学的信息化为载体，以分享、利用信息资源为目地，以提升教学质量为最终要求的管理。他不同于以往各类学校以保管档案为主要目标的档案管理。其是高校教学当中的重中之重。但是多年来它都以学院副设设施形式存在，作用常常被我们所忽视。目前很大一部分高等院校依然延续旧式的档案管理方法管理自己的档案，仅是起保管储存作用，档案信息的特定服务用途并未得到开发。目前牡丹江大学继续教育学院学历教育在校生近3000人，年培训13000多人次。着重强调完善教学档案管理信息化是毕行之路，涉猎多项专业，整合档案信息化管理的规划、利用尤为重要，要充分发挥收存档案信息作用及价值。

三、加速信息化管理进程，提高档案信息利用率

（一）档案信息化管理应用原则

制定和实施高校档案信息化管理规范性、安全性、效益性原则可以提升高校的教学质量和工作效率。依照相关职能部门制定的档案规范和法规，使用档案信息系统，实现数字化接收、传递、归档、查询、借阅、保管等一系列工作，规范档案管理避免重建、乱建、丢失等现象发生。现代网路络科技的发达，给人们带来方便的同时，也伴随着一定的安全隐患，不法分子常常利用网络漏洞盗取机密信息。加强对信息化档案管理系统中网络安全系统的研发至关重要。找寻有效的保护措施，成立专业信息技术部门，确保档案信息及信息系统的安全。档案信息化建设是一项需人、建物、耗财的系统化工程，但它的建立是势在必行的事情。其建立建成使用都要遵循管理工作的效益原则。结合学校自身条件、基础，发展方向，服务对象等因素，研究其利用率，制定自己的系统模式，化繁为简，关注点要、热点，优化信息化档案管理。

（二）研发建立档案管理信息化系统

高校的信息化档案管理就是在原由的传统式档案管理的基础上加入利用电子专用设备录入、储存、查询、借取等形式，结合网络技术传递方式向服务对象提供快捷一体化高质服务，提高广大师生对档案信息的利用效率，也相应的优化档案从业人员的工作环境。

档案管理的技术流程。我们首先应当建立长效的档案管理信息系统，结合院校本身的实际情况，利用电子设备从电子档案的收集、整编、归档、验收、整理、入库到档案信息的发布、查询、借阅、销毁等处理流程进行全过程控制和管理。按照其处理流程，设计档案信息化系统软件功能模块。其流程中完善、规范档案管理工作相关制度应是第一优先完成事情，使今后档案从业人员有规可束，有章可行。为师生有效、合理、安全地使用各种学校电子档案奠定良好的基础。

2.档案信息化管理建设。在高校档案管理的信息化进程中，要弘扬高校的传统文化精神，传承好的管理理念，在此基础上坚持改革创新。要做到运用电子技术，建设档案目录数据库，以便提高档案利用效率，提升服务质量。在此基础上推进电子档案多媒体化改革。整合多方面档案信息资源转型为数字化管理，建设成相关的全文信息型及多媒体信息型数据库，实现多形式信息化输出，提升工作效率和服务质量。要注意的是对于整编后归档的档案信息需要进行严格的验收程序方可入库，以确保档案信息完整、准确。3.提升档案信息化管理水平。档案从业人员是高校档案信息化改革的核心要素。其自身素质及职业素养，开拓及创新精神，所拥有的管理理念都影响着档案管理水平和质量。学院应当充分重视档案管理部门的创建，加大吸收专业档案从业人员充实队伍，定期组织档案工作人员参加进修，提供相应学习机会，培养高素质的档案管理工作者，以便于在之后的工作中进行标准化操作，保量优质提升档案管理水平。

在科技高速发展的今天，高校档案应用信息化管理也在适应现今社会发展中不断的提高提升自己。它的存在反映出一个学校的教学水平及理念。它的完善有助于提高学校教学质量。它的发展日益加快，也任重道远。

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