财务后勤组保障工作实施方案

第十九届海外乡贤聚会财务后勤组保障工作实施方案

一、会场、房间和餐饮以及车辆预定

根据组委会领导的要求，组织活动组王红威和财务后勤组李义海、吴青于7月初具体联系落实事项

（一）、会场预定

1、17/19日世贸二楼文澜阁（工作人员协调会）

2、18日下午花家山庄2号楼三楼百花厅

3、19日人民大会堂主会场全天（开幕式与报告会）

（二）、房间预定

1、黄龙饭店：200间（保底数150间）

2、世贸君澜大饭店：340间（保底数300间）

3、天伦精品酒店：12间大床房（地市含义乌主任）

4、常青园宾馆（省老年大学内）：30间（县市主任和地市处长以及本办处级工作人员每人1间，一般工作人员2人1间）

5、17日部分工作人员（临时）入住世贸君澜大饭店、常青园宾馆

备注1：会务组1设在世贸君澜大饭店，会务组2设在黄龙饭店；各房间配专用取电卡，房卡兼饭卡（无卡按名单签字用餐）

备注2：公安规定，安保需要，饭店要求，入住的领导和代表及会务工作人员须实名制

（三）、餐饮预定

1、黄龙饭店一楼咖啡厅：18日、19日2个午餐，均凭房卡用餐（19日午餐，与会媒体人员和5名大巴司机本人签字用餐）

2、世贸君澜大饭店二楼云天阁：18日中、晚2餐、19日午餐，均凭房卡用餐（19日午餐，与会媒体人员和大巴司机本人签字用餐）

3、花家山庄3号楼一楼仙子厅：海协招待晚宴；司陪人员在1号楼用餐

4、大会堂三楼宴会厅：19日晚省政府招待会；司陪人员在花中城5楼58号包厢用餐

5、入住天伦精品酒店和常青园的人员，无招待会安排下，中午、晚上须在世贸君澜大饭店二楼云天阁用餐（黄龙饭店有固定保障任务除外）

6、各饭店、酒店和宾馆每间房均送免费早餐

备注1：入住天伦精品酒店和常青园宾馆的人员中、晚用餐原则上在世贸君澜大饭店，用餐人按财务后勤提供我名单上签字

备注2：19日晚，黄龙饭店仅提供不参加海协和兄弟单位宴请的部分与会代表在一楼咖啡厅凭房卡用餐

备注3：餐饮由***负责、***协助

备注4：两场招待会菜单于15日报***审定

（四）、车辆预定

1、接送机（站）车辆

5座小汽车、7座商务车、16座中巴车的具体数量由接待组了解和掌握信息来确定，本办驻会车辆备用

2、会议保障车辆

①、18日15：00-20：00，引导车（警车）1台、50座大巴车4台、商务车1台、救护车1台

②、19日9：00-22：00，引导车（警车）2台、50座大巴车15台、商务车2台、救护车2台

3、杭州市、衢州活动保障车辆

①、杭州市20日8：00-9：00，引导车（警车）1台、50座大巴车5台、商务车1台、救护车1台

②、杭州市考察20日14：00-21日18：00 ，引导车（警车）3台、50座大巴车10台、商务车2台、救护车2台

③、衢州市考察20日14：00-21日18：00 ，50座大巴车2台、商务车1台

备注：租赁的大小车辆在杭州不驻会；与中大元通租赁公司的合同于9月15日前签订完毕

二、经费预（决）算

贯彻办党组会议精神，按组委会确定的工作方案，财务后勤组李义海、何新华具体联系落实事项

（一）、联系省财政厅，办理微调本办财政预算审批手续，确定聚会专项经费落实

（二）、会同各功能组，做好经费预算，报请聚会组委会审定

（三）、事先提醒各功能组经费使用与报销必走的程序

（四）、配合各功能组做好经费决算和报销工作

三、办公厅召集的协调会

建议拟邀杭州、衢州两市政府出度；时间待办公室通知，财务后勤组何新华出席会议，随之与相关部分对接，落实相关人员进驻饭店和会场保障

四、外包项目确定

1、本次聚会的安保由饭店、大会堂、花家山庄负责，凭聚会证件进出（不再租用安保公司的设备）

2、会展公司负责大会指南、证件、背景板设计、制作（含大会堂主会场主席台LD租赁）

详细清单：嘉宾证、工作证、记者证；每个报到台各一块背景版；接机（站）牌、易拉宝；大会堂主会场背景板与LD组合；大会堂三楼宴请厅省政府招待宴会背景版一块；会议资料纸袋（上届在海宁采购的包）

3、活动场所的指示牌、台签、席签由饭店、大会堂、山庄负责，组织活动组事先提供信息，并督促检查

4、海协理事会活动启用花家山庄百花厅和仙子厅的LD，组织活动组事先将信息提供给何山，并督促检查

5、大会堂主会场和花家山庄百花厅座位图（电子板）于9月10日提供给组织活动组定人定位；18日、19日两个招待晚会座位图自制

6、聚会不是舞会、专业演出，会场原配灯光舞美适合各类会议和论谈

7、大会堂和花家山庄既有的设备和服务能用的，就不需要再另找外包公司

8、微信方便，建群容易，便于联系，不再租用对讲机

五、先遣人员集结

1、报到台的背景板于17日14：00前安装完毕

2、17日下午15；00在世贸君澜大饭店二楼文澜阁集结

3、查看饭店显示屏欢迎标语和批示牌（饭店免费制作）

4、检查资料和奖章等在规定时间内到位的情况

5、资料装袋（包），分送相应的饭店礼宾部寄存

6、工作例会，梳理各功能组18日工作任务

备注1：例会由接待组牵头，财务后勤组配合

备注2：会务活动所用矿泉水于18日上午分别寄存于饭店的礼宾部

六、会务报到

（一）、报到点设置

1、黄龙饭店一楼南门大堂

2、世贸君澜大饭店一楼大堂

（二）、报到起止时间

9月18日9:00—22:00

备注：温馨提示组织活动组，参加海协会理事的代表必须在12：00报到

（三）、联络员配备

1、要求办公室按1台大巴车2名（正、副）联络员配备；省外侨办15人，杭州市侨办10人，衢州市外侨办5人

2、联络员隶属财务后勤组***管理，活动安排听从组织活动组***指挥

3、参与送接机（站），配合报到台工作，熟悉责任联系的海外代表，便于与组织活动组每场活动对接

（四）、报到台工作人员组成

1、由办公室协调确定工作人员

2、财务后勤组拟派4名工作人员

3、黄龙饭店和世贸君澜大饭店总台各派2名工作人员

4、要求杭州市侨办和衢州市外侨办各派3名工作人员

（五）、报到台工作人员分工

1、世贸君澜大饭店报到台

本报到台由***负责，与***入住会议组1房间

①、财务后勤组***、***负责签到（登记房号、注明用餐人数、记录离店时间）和发放房卡

②、饭店总台派出的2名人员办理入住手续，分发会议资料袋（包）

③、杭州市侨办、衢州市外侨办工作人员各2名负责做好美丽家乡行活动的介绍和确认工作

④、6至15号大巴车正或副联（20人）接待相应联络的海外代表，安排行李员将客人行李送至房间

⑤、国内代表统一在世贸君澜大饭店报到（入住天伦饭店和常青园宾馆的客人，拿到房号再去相应酒店、宾馆办理入手续）；办会领导由办公室派人领取房卡，办理登记手续

备注1：请办公室和组织活动组于17日前分别将入住世贸君澜大饭店的海外代表和国内代表及工作保障人员名单以电子版形式提供给***、***

备注2：6至15号大巴车正或副联（10人）在报到台旁边茶吧待命

备注3：***、***配备2台手提电脑（调试成联机工作状态/***负责），打印机1台

2、黄龙饭店报到台

本报到台由***负责，与***入住会议组2房间

①、财务后勤组***、***负责签到（登记房号、注明用餐人数、记录离店时间）和发放房卡

②、饭店总台派出的2名人员办理入住手续，分发会议资料包

③、杭州市侨办、衢州市外侨办工作人员各1名负责做好美丽家乡行活动的介绍和确认工作

④、1至5号大巴车正或副联（5人）接待相应联络的海外代表，安排行李员将客人行李送至房间

⑤、办会领导由办公室派人领取房卡，办理登记手续

备注1：请办公室和组织活动组于17日前分别将入住黄龙饭店的领导和海外代表以电子版形式提供给***、***

备注2：1至5号大巴车正或副联（5人）在报到台旁边茶吧待命

备注3：***、***配备2台手提电脑（调试成联机工作状态/吴昊负责），打印机1台

七、接机（站）

1、拟建聚会群，无关信息和图片禁传

2、组织活动组于17日前将有关接机（店）信息汇总微传给车辆调度***、***（临时变化须及时微之）

3、车辆调度编排方案报***同意，及时微传给联络员和司机

4、由担任的各联络员联系相应的司机联系，先到黄龙或世贸饭店接上联络员，再去目的地接客至饭店，无任务即离开饭店

5、需驻点迎接，由组织活动组派人负责，保持联系

6、临时增加接客任务由调度派驻会车辆

备注1：海外代表若要求预定机票、火车票由各联络员负责带至各饭店商务中心办理

备注2：一般不提供租赁公司司机用餐（合同中明确误餐补助标间，大巴车除外）

八、海协理事会

财务后勤组***负责，***和***协助，督促花家山庄按要求布置好会场，配合组织活动组的检查落实

1、车辆调度通知1至4号大巴车18日13时到位黄龙饭店西门（依编号前后排列），并让行李员将8箱（寄存的）矿泉水送上大巴车，微告相关联络员

2、各车联络员按规定时间组织好代表登车，随引导车赴花家山庄2号楼大门口（途中给代表发放会议座位图），组织代表下车进入会场；之后，4台大巴车停放在行政办公区一带

3、财务后勤处***等人和组织活动组有关人员赶往3号楼仙子厅落实招待宴会准备事项

4、宴请上主、副桌的人由组织活动组负责通知客人

5、会议结束，联络员组织与会人员漫步至3号楼一楼仙子厅参加晚宴

6、招待会17：00前准备完毕；17：30开始；19：30结束，组织登车返回黄龙饭店

备注1：花家山庄百花厅、2号楼休息室和仙子厅的女服务员着旗袍，男服务员着装须统一

备注2：参与和观看彩排的人员由周地亮陪同直接去大会堂主会场

九、大会堂彩排和工作例会

1、会展公司于18日17：00时进场安装主席台背景板和LE组合体

2、参与彩排有关人员于20：00在大会堂主会场集中（奖牌、金牌等提前到位）

3、礼仪由大会堂礼宾部靓丽的女服务员担任；主席台前沿绿色植物也是大会堂负责（含录音）

4、一部分人员指导彩排，一部分人员检查设备及台签、茶杯、矿泉水等

5、拍照的架子一般在拍照前一个小时准备完毕（第一排椅子和座签由大会堂保障）

6、21：00乘车去世贸君澜大饭店二楼文澜阁召开工作全会，参加人员全体工作人员，汇报当天工作情况，梳理19日工作流程

十、开幕式、报告会及论谈

1、8：00财务后勤组***陪其它功能组先遣人员去大会堂（两个饭店的收尾车8：30返回住地待命）

2、调度员的工作

①、19日8时前，1至5号大巴车到位黄龙饭店西门（依编号前后排列）

②、19日8时前，6到15号大巴车到位世贸大门口停车场（依编号由西向东排列）

③、***、***通知联络员接车，并给每台车配放4箱矿泉水（寄存饭店礼宾部）

④、指定2台驻会车为收尾车（黄龙饭店、世贸君澜大饭店至大会堂）

3、联络员于8：30前做好组织代表登车前准备工作

4、代表登车后（发放主会场座位图），各车联络员向李义海报告；随引导车出发至大会堂

5、参加省领导会见的，由联络员引导到会见厅

6、其他代表由联络员引导进主会场寻找自己座位

7、10分钟后通知代表到拍照点聚集

8、拍照完毕，领导先到休息室；代表入主会场

9、上午会议结束，组织代表返回住地用餐

10、下午组织代表去大会堂主会场活动

备注：下午司陪人员在花中城宴请厅5楼58包休息并用晚餐

十一、省政府招待宴会

1、省政府招待会于17：30前准备完毕

2、宴请上主、副桌的人由组织活动组负责通知客人

3、会议结束，联络员引导代表移步三楼宴会厅

4、宴会结束，联络员组织代表浏览与欣赏杭城夜景（路线方案由组织活动组待定）

5、返回住地

十二、省市联合对接工作例会

1、人员：省外侨办、杭州市侨办、衢州市外侨办领导和相关工作人员参加

2、地点：世贸君澜大饭店二楼文澜阁

3、时间：待组织活动组通知

4、会（前）后，杭州之友联谊大会会务人员在三楼世贸厅检查会场和彩排

十三、杭州之友联谊大会

杭州之友联谊大会组委会功能组为主，旅外乡贤聚会功能组为辅

1、20日8：00编号1-5号在到位黄龙饭店西门（依编号前后排列）

2、杭州市侨办相关人员提前进入会场准备

3、各车联络员按规定时间组织好代表登车，随引导车赴世贸君大饭店，组织代表下车进入会场

4、11：30自助餐（各自入住饭店用餐）

5、当天离杭的、需要送机（店）由财务后勤组按信息落实到位

6、不参加美丽家乡行活动的海外代表，需要续住饭店，费用自理（14：00后由饭店总台通知客人）

十四、美丽家乡行活动

1、“寻踪G20”——魅力杭州行

①、1-10号大巴车于13时在世贸君澜大饭店等候

②、午餐后由各车联络员组织直接登车去考察（建议2条线）

③、当天活动结束返回住地

④、21日上午继续考察（另外2条线）；由联络员事先通知代表带上行李，办退房手续（收交房卡）

⑤、午餐后，送机（站）由大巴车担任；重要人士或特殊情况另行安排

2、“诗梦钱江源”——生态衢州行

①、由组织活动组负责

②、11、12号大巴车2台和1台商务车保障

③、21日午餐后返杭，并送机（站）由大巴车担任

④、需要入住饭店的代表，请联系财务后勤组安排，费用自理

十五、收尾工作

①、及时清退房间

②、会议资料、物资等运回

③、承办临时交（联）办的任务