片区行政组整体工作汇报会议纪要

2011年9月10日上午，行政平台召开行政例会。全员参加。行政经理主持会议。为加强片区融合管理，此次会议就近期片区行政组整体工作进行汇报。现纪要如下：

一、费用管理

（一）费用执行情况：片区公司截止7月行政费用当月累计预算执行率70%，年度预算执行率60%。当前费用整体执行尚可，但按照城市及各科目打开分析，存在一定的超支风险，需持续关注。

（二）费控措施落地：片区公司拟定《长期出差人员差旅信息统计》模板，梳理各部门相关差旅费信息；会同财务部按部门拆分业务招待费额度并将剩余额度下发至各部门；同时会同财务部复盘各科目可腾挪空间。

（三）预警费用：西安片区公司差旅费（135%）、清洁费（134%）已超全年预算；商标使用费（100%）已达全年预算值；使用权资产（90%）、物业管理费（76%）、文具印刷（72%）、业务招待费（64%）、邮电费（64%）、行政收费（62%）、短期租赁（59%）已超时间进度，达到预警值。

（四）需要决策、支持事项：借调/支援人员差旅费用是否由各部门梳理后向各条线申请剔除考核；历史遗留办公区装修费用是否可以计入成本/销售费用。

二、车辆管理

（一）车辆运行情况：片区公司共计出车200次，保障公司级重大接待50场；车辆运行有序，能够满足片区公司车辆使用需求。

（二）日常管理情况：

1.片区公司优化派车台账，通过在线文档共享派车信息；建立司机月度例会机制，并组织召开例会；完成司机考核维度及业绩合同指标设定。

2.项目公司优化车辆登记台账，使用中心温度在线表格拍照登记车辆里程数、加油金额、日常加班等。

（三）费用情况：片区公司车辆运行费用共计XX万元（全业态），各项费用中车辆租赁费用占比均为最高；项目公司费用结算及时性较好。

（四）需要决策、支持事项：

司机业绩合同指标设定是否片区统一。

近期拉通项目公司，明确司机业绩合同指标是否保持一致

三、食堂管理

1.联合项目公司，着手开展食堂供应商招标相关事宜，截止目前已完成立项内容撰写、并已各自储备供应商。

2.铺排近期特色节日，结合本土，输出员工关怀特色饮品，将在下周活动中逐一开展。

（二）档案工作近期重点：

片区公司：重点核查及上传近期已收归档案

1.已收归工程档案的检查及上传。目前已检查完三地电子件已上传50%。DK4部分问题项需项目资料员进行修改。

2.档案专项自查的核查及上传系统，已完成约90%。

3.近期收归的业主档案的条目核对及上传系统

4.跟进声像档案收集及著录情况。

5.跟进党建档案整理情况（目前纸质整理完毕，团、企业文化、工会档案台账录入完毕，党务档案台账待录入）。

6.二季度档案收归计划发布 .

7.大宗档案借阅归还的核对

（三）部门档案收归

部门“自查至今部门相关档案及资料”，按照要求，手头多余文件、合同、内部洽商会议纪要、各类台账等，均可移交。

（四）考勤管理：

1.差旅最新事项联系函应同步两地。

2.归集人员的润出行差旅费用待财务拆分完成后再做梳理，尽量做好8月账单划拨西安。

六、其他工作

（一）西安片区公司招标采购：

1.打印店服务招标-已完成发标、开标、技术标评标工作，待合约完成商务标评标、澄清、定标，预计前定标；

2.打印机租赁-新增法人公司落地合同审批已完成。

3.员工体检招标目前已完成体检项目立项，项目清单等均已确认。目前只有3家单位意愿投标，已沟通新增加一家投标单位，目前新增加单位前期准备工作已催促开启。进一步与合约对接，推进招标工作进行。

（二）专项工作：

按大区要求完成西安片区公司“高品质文化节”人物专访视频拍摄。

（三）职场及会务管理：

2.完成《员工代表大会》安排及布置。

3.本月截止目前妥善处理现场客诉及讨薪围堵事件7次，协助安抚约XX人。

（四）工会重点事项：

1.配合管委会拉通项目劳务单位，开展送清凉下基层系列活动。

2.明确职工代表团组织、专门委员名单，成功举办首届《员工代表大会》并备案完毕。

3.梳理工会费用明细、预算使用情况并沟通上级工会。

最后，行政经理做关闭发言：9月将对业务招待费进行晾晒（当期值与累计值同步晾晒）；目前项目公司行政人员有所变动，建议尽快处理交接事项；同时两地交流较少，后期请双方将行政相关文件互相拉通，融合提升。