办公室2018年工作总结暨2019年工作安排
第一部分 2018年工作完成情况
2018年,在公司领导的正确领导和各部门的大力支持下,办公室紧紧围绕公司2018年工作目标任务和阶段性工作重点,团结协作、尽职尽责,全面发挥服务保障、统筹协调、督办落实的职能作用,较好的完成了各项工作。
一、责任目标较好完成
认真贯彻落实公司各项会议精神和工作部署,严格执行公司决策指令和管理制度,公文办理、后勤服务、信访保密等责任目标较好完成。修订完善《xx来宾接待管理规定》等29项管理制度,有效保障了办公业务的正常开展。公文运行准确、规范,行文达标率100%。全年公务车辆运行安全高效,未发生任何交通安全事故和违章。主管公司风险预控管理体系的法律法规和文件控制程序,顺利通过了xxx考核验收。完成集团公司重点工作督办16项、公司重大事项督办及临时督办50多项,督办事项无失误、无差错、无遗漏。会务及接待工作及时到位,后勤服务保障满意率达到88%。部门管理费用均控制在计划范围之内。全年无失泄密事件发生。接访3起45人次,均得到妥善处理,杜绝了越级上访事件发生。
二、办文办会规范开展
一是对照相关管理规定,结合各类检查意见要求,年初对文件起草、会议记录等多方面开展了自查自纠。进一步完善了党委会议、周工作例会等会议记录、纪要内容,编制了报告、讲话材料等模板,下发各车间、部室遵照执行,规范了行文格式,提高了文字材料质量。截至目前,共拟写各类材料文件100余份,会议纪要56份。
二是依托OA系统着力推进公文办理效能,牢牢把住收发文处理一周办结的原则,线上及时转办,线下督促催办。强化督导把关,公司安全生产经营等急要文件做到当日办结。目前,办理收文1588件,发文516件。上行文合格率100%,未发生退文现象,得到了集团公司好评。
三是以精简、规范、高效为目标,严格落实公司会议管理制度和有关规定,规范了会议室的预订和使用,完成了各类会议组织和服务工作。落实上级会议通知398次,组织保障公司内部会议700余次,会议服务能力进一步增强,会议效果明显提升。
三、后勤管理工作取得成效
一是加强公务用车管理和协调,强化交通安全管理。公务车辆累计出车390趟次,安全行驶15.8万公里,杜绝了各类交通安全事故。
二是本着热情大方、有礼有节的服务宗旨,完成了接待、邮件快递、介绍信出具等日常工作。接待各类参观、检查195次/1284人;开具介绍信249份,快递资料设备193份,出具印信1000余次。
三是及时沟通协调通勤车20余次,保证了临时性工作时间调整后员工正常通勤。办理通勤证134人次,员工宿舍入住、退宿手续198人次,清洗员工工装14786套。建立伙管会和后勤服务微信群,协调解决员工就餐、饮水、洗浴、更衣、值班等民生问题2000余项。后勤服务满意率较去年提高6%。
四是依照集团公司和公司办公用品管理的有关规定,优化配置各类办公设备设施。全年合理调配办公设备86次、办公家具527件,维修电教设施等400余次。坚决杜绝浪费和违规现象。
五是积极践行集团公司后勤物业服务内部市场化运营工作机制,扎实开展环境卫生整治、杂草清理等工作。开展环境卫生“互观互评”和检查8次,组织清理厂区杂草40.6万平方米,垃圾清运10000余立方米,参加绿植改造及植树活动2次。完成了厂前区广场绿植和亮化改造工程。
第二部分 存在的问题
一是工作开展上精细化程度还不够。督办工作覆盖面不全,部分工作传达落实不够具体细致。
二是主动服务意识和超前服务意识还有欠缺,今后还要继续把工作做深做细。
三是自动化办公管理运用不够成熟。自7月份新办公自动化平台上线运行以来,部分业务仍未上线运行,需要进一步加大推进使用力度。
第三部分 2019年工作思路和安排
一、工作目标
公务用车安全:交通安全事故发生为零;
督办工作:落实率100%;
公文合格率:100%;
后勤服务满意率:90%及以上;
信访保密:矛盾纠纷调处率100%,无越级上访事件发生;
失密泄密事件为零。
二、工作思路和主要工作措施
总体工作思路是:围绕一个中心,紧盯三个重点,注重四个结合,强化内外整体能力。
围绕一个中心:就是紧紧围绕公司年度总体工作目标、工作部署和阶段性重点工作安排,服务好公司安全生产。
紧盯三个重点:就是紧紧盯住“服务、协调、保障”3项办公室重点工作。
注重四个结合:就是牢牢把握住领导工作的重点、基层反映的难点、员工关注的热点,机关协调的焦点。
强化内外整体能力:
(一)内强素质,提升整体工作业务水平
一是加强内部工作机制建设,发挥整体优势,形成工作整体合力。加大部门人员业务互通融合,压实管理责任,实现人来办事有对接,事来找人有落实。进一步规范内部业务工作流程,深度梳理工作关系和衔接内容,制定清晰明确的业务流程清单,确保各项业务合规有序开展。抓实公务车辆管理,确保车辆安全行驶。创新完善管理模式和内容,积极营造协和的工作氛围,展现良好的形象。
二是严格遵照公文处理的制度规定和有关要求,强化审核把关职能,确保公文运行高效规范。依托OA系统自动化办公功能,加快推进办公行文、用印审批、会议室预订、车辆申请等业务的广泛应用,提升工作效能。全年组织对相关业务人员开展公文知识、OA办公自动化平台培训2-3次。
三是深入把握领会各项决策部署,发挥好督导管理职能。对照各类检查意见及优秀管理方式,紧密结合公司实际,从议题征集、材料校审等方面,全面规范党委会议、办公会议等的组织管理工作。实施督办工作清单制,将会议重大工作部署、重要事项安排等列入督办清单,压责任、定时间,保障各项工作得到有效落实。
(二)外强形象,提升整体服务保障能力
一是创新开展《办公室工作督导简报》,将各车间、部室的用印行文问题、督办落实、费用使用、环境卫生管理、后勤协调问题等多方面工作列入其中,每季度编制下发一次。对存在的典型问题进行纠正提醒,对原则性的错误落实考核,促进公司办文、办会、办事等工作业务水平和质量的提升。
二是守住纪律规矩,防范矛盾问题,维护好公司安全稳定发展大局。严格中央“八项规定”和集团公司有关规定,以“热情周到、细致节俭”的原则做好接待和办公用品配置等工作。强化全员保密意识,落实好重点岗位、重点人员保密工作定期督促检查机制,确保秘密安全。切实做好矛盾排查,定期联合摸排外委队伍动态,全面了解员工群众诉求,化解信访突出问题,最大限度地减少不和谐因素。
三是深化后勤服务内容,提升整体形象。依托物业服务内部市场化运行机制,对照后勤物业服务运行范围和定额子目,细化考核验收标准,强化督导管理力度,使后勤服务更规范、更高效。协调做好员工吃、住、行等方面的民生工作,广泛征求员工意见并督促落实整改,努力提升满意率。积极做好大检修、清洁文明创建等的后勤保障,尽心尽力,担负起后勤服务职责。