公司公文处理实施细则

公司公文处理实施细则

第一章 总 则

　　第一条　为使XX公司（以下简称公司）公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合公司公文处理的实际情况，制定本实施细则。

第二条　公司公文是公司管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达公司方针、政策，发布规章制度和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。

第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家秘密安全。机密文电要有专人办理，并按规定范围传阅、使用。

第五条　各部室（班组）负责人应高度重视公文处理工作，自觉遵守本实施细则，加强对本部室（班组）公文处理工作的领导和检查。

第六条　公司综合办公室是公文处理归口管理部门，主管公司的公文处理工作，并负责指导公司所属各部室、班组的公文处理工作。

第七条　公司综合办公室文秘人员负责公文处理工作。公文处理文秘人员应忠于职守，具备相关专业知识。

第二章 公文种类

第八条　公司常用的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部室（班组）及人员。

（二）通知

适用于发布规章，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求所属部室（班组）办理，任免或聘用、解聘人员。

（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（四）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

（五）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（六）批复

适用于答复下级部室（班组）的请示事项。

（七）函

适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作，询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准和答复审批事项等。

（八）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。一般有三种方式：1.文种为会议纪要，直接印发；2.会议纪要作为附件，以通知形式印发；3.会议纪要名称为文头的可不盖章印发。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第三章 公文格式

第九条　公文格式一般由眉首、主体和版记三部分组成。

（一）公文眉首指首页红色反线以上部分，包括发文部室标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、上行文的签发人和会签人。

1. 发文部室标识由发文部室全称或者规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文如函件等，可只标识发文单位全称或规范化简称。

发文部室标识上边缘距上页边62mm，一般为小标宋字体，红色，字号以醒目美观为原则酌定，但应小于22mm×15mm。

2.发文字号包括单位代字、年份和序号，在发文部室标识下空2行，用3号仿宋体字居中排列。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。

发文字号之下4mm处居中横印一条长156mm的红色反线。

联合行文，只标明主办单位发文字号。

3.涉及国家秘密和企业秘密的公文，视机密程度，在公文首页右上角用3号黑体字标明秘密等级（两字之间空一字）。密级标识上边缘距上页边37mm，右边缘距右页边26mm。

4.紧急公文应当根据紧急程度分别在公文首页右上角用3号黑体字标明“特急”、“急件”（两字之间空一字），紧急程度标识上边缘距上页边37mm，右边缘距右页边26mm。同时是秘密公文的，上标机密程度，下标紧急程度。

5.上报公文应在首页红色反线上方左空1字标注发文字号，右空1字标注签发人。“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（二）主体部分包括标题、主送部室、正文、附件、成文时间、单位印章。

1.公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题在首页红色反线下空2行，用2号小标宋体字一行或多行居中排列。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2.主送部室是指公文的主要受理部室，应使用全称或规范化简称、统称。主送部室在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，主送部室名称后标全角冒号。

3.公文正文：主送部室名称下1行用3号仿宋体标识，每自然段左空2字，回行顶格。

4.公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5.成文时间以领导人签发的日期为准，成文时间一般在正文下方右空4字用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

6.公文除会议纪要外，应加盖印章。加盖印章上距正文2mm－4mm，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应通过调整行距、字距使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。

7.公文如有附注，用3号仿宋体字，左空2字加圆括号标识在成文时间下1行。附注一般用于说明公文发放范围、使用注意事项等，“请示”类公文，应在附注中注明联系人的姓名和电话。

（三）版记部分包括主题词、抄送部室、印发部室和印发日期。

1.公文应当标注主题词。主题词标注在印发部室栏上1行， “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，主题词一般标引3－5个。

2.抄送单位指除主送部室外需要执行或知晓公文的其他部室，应使用全称或者规范化简称、统称。抄送栏设在公文末页下端，印发部室和印发日期之上，左右各空1字；“抄送”用3号仿宋体字标识，后标全角冒号；抄送部室间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送部室对齐；在最后一个抄送部室后标句号。

2.印发部室和印发时间：位于抄送部室之下（无抄送部室在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字；印发部室左空1字，印发时间右空1字。印发部室指公文的印制主管部门(办公室或文秘部门)；印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

3.版记部分各要素之下均加一条反线，版记的最后一个要素置于公文末页最后1行。

第十条　公文（含附件）排版格式：文字从左至右横写、横排；一般为每页22行，每行28个字；页边距分别为：上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。

公文附件为表格时，可根据实际需要，以整齐美观为原则进行排版。

第十一条　公文的信函式格式：发文单位（部室、分公司）名称上边缘距上页边30mm，小标宋体字，字号酌定；发文单位名称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文单位（部室、分公司）名称及双线均印红色。

函件的发文字号在首页横线下方右侧顶格标识，其他要素的标识方法同“文件式”公文格式。

第十二条　公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。

第四章 行文规则

第十三条　行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定：

公司综合办公室根据其职权范围内，根据工作需要可以对邢台供电公司、相关市行政主管部门等上级单位行文；可以对业务伙伴行文。

第十四条　公司各部室之间对有关问题未经协商一致，不得行文。

第十五条　行文应当确有必要，注重实效，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送被越过的上级部门。

第十六条　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“请示”、“报告”不得混用，“报告”不得夹带请示事项。

第十七条　除上级单位负责人直接交办的事项，一般不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章 发文办理

第十八条　发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、分发、缮印、用印等程序。

第十九条　公司发文主要包括公司文件、考核通报、情况汇报等。

（一）公司文件：主要用于向上级部门请示、报告工作；安排、布置及通报全局性的重要工作；对所属单位的请示事项进行批复；转发上级单位重要文件；根据工作需要，对有关部门和业务伙伴行文商洽工作等；安排、布置各部室、班组职能范围内的专项业务工作，下发会议通知、会议纪要等。

（二）考核通报：主要用于对各部室、班组上月业绩考核情况。

（三）情况报告：主要用于公司或各部室、班组向上一级领导书面面请示或报告工作；报送的一些简报、报表；需要公司的属各部室、班组周知的事项等资料；

第二十条　拟稿：公司发文一般办公室文秘、管理专责根据各自主管业务范围进行拟稿，发文拟稿应做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策，与公司已发公文涉及同类问题的规定相衔接，注意政策的连续性、稳定性。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，完整准确地体现行文意图。

（三）人名、地名、数字和引文准确。日期应写具体的年、月、日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用非规范化简称，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

（四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（五）使用国家法定计量单位。

（六）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应使用阿拉伯数码。

　第二十一条　会签：公司发文凡涉及多个部室职能或业务的，必须经相关部室负责人会签。综合办公室应主动与相关部室协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，综合办公室可列明各方理据，并提出建设性意见后报公司领导协调或裁定。

公司各类规章制度，须经综合办公室会签。

以公司名义向业务伙伴行文，凡涉及签订、履行和解除合同，处理民事权利义务关系，以及可能涉及调解纠纷、仲裁或诉讼内容的，须经办公室会签。

第二十二条　审核：公司发文送公司领导签发前，由办公室主任进行审核。审核的重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，有关部室是否已会签等。对不符合公文拟制要求的，及时退回修改或重办。

第二十三条　签发：公司文件分别由公司分管领导签发。

第二十四条　印制：公司发文由办公室统一编号、缮印、用印。

第二十五条　分发：公司各类发文属公司内部事项，综合办公室应严格按主送和抄送单位分发。未经批准，任何人不得私自将公司发文提供给分发范围以外的单位和个人。

第六章 收文办理

第二十六条　收文办理指对收到的公文（包括传真、电子邮件、协同办公文件等）的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十七条　凡主送或抄送公司的各类公文以及涉及法律事务的各类信函，均由办公室文书负责签收、登记、拟办、催办，任何部门或个人不得自行处理。

（一）签收公文应认真清点检查，上级单位来文如印章和附件不全，应及时与发文单位联系更换；各部室、班组来文如内容不完整、格式不规范等，一般退回重办。

（二）登记公文应将标题、密级、发文字号、紧急程度、来文单位、件数、收到时间及处理情况等登记清楚，以利查询。

（三）对需要办理的公文，应及时提出拟办意见送公司领导批示或交有关部室办理，需要两个以上部室办理的应明确主办部门，紧急公文应明确办理时限。

（四）对重要的和有时限要求的公文，文书要负责催办；此外承办部室负责人也应对重要和有时限要求的公文进行催办，并将办理情况向文秘人员反馈。

第二十八条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十九条　承办部室收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办毕，确有困难的，应及时向综合办公室反馈情况。对不属于本部室职责范围或不宜由本部室办理的，应及时退回综合办公室并说明理由。

第三十条　公文办理中遇有涉及其他部室职能的事项，主办部室应主动与有关部室协商，如有分歧，可报公司领导协调或裁定。

第三十一条　公文送批、交办及传阅，应履行登记手续，随时掌握公文去向，避免丢失、漏传、误传和延误。

第七章 公文归档

第三十二条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档。

第三十三条　归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十四条　联合办理的公文，原件由主办部室或部门整理、归档，其他单位或部门保存复制件或公文副本。

第三十五条　归档范围内的公文应确定保管期限，按年度向档案部门移交。个人不得保管应归档的公文。

第三十六条　拟制、修改和签批公文，应使用钢笔、签字笔和毛笔，使用篮黑或黑色墨水。

第三十七条　公司综合办公室应本着既有利于提供服务，又注意保密和保证档案安全的原则，进行借阅、利用档案。

第八章 公文管理

第三十八条　公文由综合办公室文书统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十九条　上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，公司文件经单位负责人批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印部室、日期、份数和印发范围。

第四十条　公文复印件做为正式文件使用时，应加盖单位证明章。

第四十一条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十二条　传递秘密公文，必须采取保密措施。严禁用计算机、普通传真机传输秘密公文。

第四十三条　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。

第四十四条　销毁秘密公文应到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销，并做好销毁登记。

第四十五条　工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按规定移交、清退。

第四十六条 公文处理中涉及电子公文的，执行《邢台供电公司文档办公自动化系统公文办理管理办法（试行）》（邢供电〔2001〕40号）。

第九章 附则

　　第四十七条　本实施细则中未尽事宜，可参照《邢台供电公司行政处理实施细则》执行。

第四十八条 本实施细则适用于公司各部室、班组。

第四十九条 本实施细则自发文之日起执行，并由综合办公室负责解释。